Lees hier meer... |
Bij nieuwe en bestaande Taken is het mogelijk om deze Taak te e-mailen naar de toegewezen persoon en eventuele lezers (CC).
Voordat je een nieuwe of bestaande Taak kunt e-mailen, dien je een Taak-e-mailsjabloon in te stellen bij E-mailsjablonen. Als er geen Taak-e-mailsjabloon is ingesteld, dan kun je niet e-mailen en zijn de knoppen Opslaan en e-mailen en Opslaan en direct e-mailen disabled.
Instellen van een Taak-e-mailsjabloon
- Ga naar Beheer > E-mailen via Microsoft 365 > Sjablonen.
- In het overzicht van aanwezige e-mailsjablonen kun je één van de sjablonen aanvinken als Taak-e-mailsjabloon door het vinkje achter het sjabloon aan te zetten.
- Als je een ander e-mailsjabloon als Taak-e-mailsjabloon wilt gebruiken, dan wordt automatisch het eerder gezette vinkje weggehaald.
- Het instellen van een Taak-e-mailsjabloon kan alleen gedaan worden door een Medewerker met Beheerrechten.
Versturen van een Taak e-mail
- Vanaf alle plekken waar je een Taak kunt toevoegen en bekijken, is het mogelijk om de taak op te slaan en te e-mailen.
- Als je geen Relatie of Persoon hebt gekozen, dan krijg je een foutmelding.
- Bij het Opslaan en direct e-mailen krijg je tevens een foutmelding als er voor de toegewezen Medewerker geen e-mailadres bekend is. Lees hier meer over het instellen van het e-mailadres van een Medewerker.
Na het invullen van de Taakgegevens of bij het bekijken van een bestaande Taak kun je kiezen voor:
- Opslaan en e-mailen.
Je komt dan terecht in het scherm voor het versturen van een e-mail.- De ingevulde gegevens van de Taak en het Taak-e-mailsjabloon staan ook al voor ingevuld in dit scherm.
- Je kunt het sjabloon van de e-mail niet wijzigen als je een Taak e-mail verstuurt.
- De e-mailadressen van de Medewerker waarvoor de Taak is bedoeld zijn ingevuld, als deze adressen bekend zijn.
- Je kunt de e-mailadressen voor het daadwerkelijk versturen van de E-mail nog aanpassen.
- Het e-mailadres van de toegewezen Medewerker wordt getoond in het AAN-veld van de te versturen E-mail.
- De e-mailadressen van optionele Medewerkers worden getoond in het CC-veld van de te versturen E-mail.
- Opslaan en direct e-mailen.
De Taak wordt dan direct verstuurd naar de geselecteerde Personen, zonder tussenkomst van het e-mailscherm.
Indien er een fout optreedt, omdat bijvoorbeeld er geen e-mailadres bij een Medewerker staat ingesteld, wordt de Taak niet verstuurd.