Stappenplan - Jaarwisseling Uren en Facturatie inclusief periodieke facturen

Let op: Wanneer je gebruik maakt van de module Budgetten, raadpleeg dan eerst de handleiding Stappenplan jaarwisseling Uren en Facturatie inclusief budgetten.

• Stap 1 - Periodieken aanpassen
• Stap 2 - Factuurnummer aanpassen
• Stap 3 - Nieuwe projecten aanmaken
• Stap 4 - Waar vind je tarieven en prijsafspraken
• Stap 5 - Een nieuwe prijsperiode aanmaken
• Stap 6 - Prijsperiodes vooruit klaarzetten

Stap 1 - Periodieken aanpassen

• Ga naar FACTURATIE > Periodieke facturen.
  
• Selecteer in het overzicht de periodieke facturen die je in het nieuwe jaar wilt blijven gebruiken.
• Klik op de knop Einddatum aanpassen. 
• Vul de nieuwe einddatum in en klik op de knop OK.
  

Stap 2 - Factuurnummer aanpassen

Let op: Pas het factuurnummer pas aan als alle facturen van het oude boekjaar zijn verwerkt en vóórdat je gaat factureren in het nieuwe boekjaar.

• Ga naar Beheer > Facturatie > Factuurnummer opbouwen.
• Als in de factuurnummerbouwstenen het jaartal in cijfers is opgenomen, dan kun je dit hier wijzigen in het nieuwe boekjaar. 
• Als in de factuurnummerbouwstenen gebruik wordt gemaakt van de code #jaar#, dan zal RADAR zelf in het nieuwe jaar het nieuwe jaartal opnemen in het factuurnummer.
• Om in het nieuwe jaar het factuurnummer weer te laten beginnen bij 000, kun je dit aanpassen in het veld achter Factuurnummer.
• Indien je gebruik maakt van de module Meerdere administraties dan ziet het scherm voor de factuurnummering er als volgt uit:
  

Stap 3 - Nieuwe projecten aanmaken

• Ga naar Beheer > Uren > Standaardprojecten.
  
• In het overzicht staan de standaard projecten zoals deze in voorgaande jaren zijn ingesteld. Om te zien welke deelprojecten onder een project hangen, kun je klikken op het aantal deelprojecten dat achter het project vermeld staat. Je kunt dan zien welke projecten je voor het komende jaar wilt aanmaken.
• Klik op de knop Toevoegen om een nieuw standaardproject aan te maken.
• Op het volgende scherm kun je nu de naam van het nieuwe project en de ingangsdatum invoeren.
  
• Zoals je ziet, kun je direct aangeven of je de deelprojecten van een voorgaand project wilt kopiëren. Let hierbij op dat gearchiveerde deelprojecten niet worden gekopieerd naar het nieuwe standaardproject.
• Klik op de knop Opslaan als je de gegevens juist hebt ingevuld.
• Selecteer het nieuwe standaardproject en klik op de knop Projecten genereren.
  
• Het genereren vindt plaats in een achtergrondproces. Je kunt direct verder werken.
• Zodra het achtergrondproces is afgerond krijg je een notificatie hiervan. Lees hier meer over welke notificaties je kunt ontvangen.

Stap 4 - Waar vind je tarieven en prijsafspraken

Radar360 biedt verschillende opties om tarieven en prijsafspraken vast te leggen. Voordat je de tarieven en prijsafspraken aanpast, moet je eerst weten waar je deze hebt ingesteld.

• Ga naar Beheer > Uren > Prijsperiode.
  
• Klik op de huidige prijsperiode om de geldende tarieven te zien.
  
  

Afwijkende tariefafspraken
Eventuele specifieke tariefafspraken kun je hebben aangemaakt bij een relatie (of project). Wil je een overzicht waar je deze afspraken hebt gemaakt, kijk dan bij de rapportages onder de menu-optie UREN en kies voor het rapport Afwijkende tarieven.

Tarief per medewerker of activiteit

• Ga naar Beheer > Uren > Instellingen, tabblad Algemeen. Hier staat waar Radar360 moet kijken voor de juiste tarieven.
  
  • Tarief per activiteit:
    Wanneer de tarieven per activiteit staan ingesteld, vind je de prijsperiode van de tarieven onder de activiteiten (Zie stap 3 van het Stappenplan - Jaarwisseling Uren en Facturatie inclusief budgetten).
  • Tarief per medewerker:
    Wanneer de tarieven per medewerker staan ingesteld, vind je de prijsperiode van de tarieven onder de medewerkers (Lees hier meer over het instellen van tarieven per periode voor een medewerker).

Stap 5 - Een nieuwe prijsperiode aanmaken

• Ga naar Beheer > Uren > Prijsperiode.
• Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe periode aan te maken.
• Voer in het volgende venster de omschrijving en de ingangsdatum voor de volgende prijsperiode in.
• Wanneer de tarieven van de vorige periode overgenomen kunnen worden, zet een vinkje bij Tarieven van vorige periode overnemen?.
• Je kunt de tarieven na toevoegen nog aanpassen.
• Wanneer je het vinkje tarieven van de vorige periode overnemen gebruikt, kun je nu een verhoging van het tarief bepalen. 
• Wanneer de tarieven wel overgenomen, maar niet verhoogd worden met een percentage, kun je hier 0% invullen. De tarieven worden dan van de vorige periode gekopieerd met hetzelfde bedrag. 
• Klik op de knop Opslaan. Je komt nu terug in het overzicht van de prijsperiodes. 
• Klik op een prijsperiode om deze aan te passen. In de nieuwe prijsperiode kun je handmatig tarieven toevoegen door te klikken op de knop Toevoegen. 
• Wanneer de tarieven van de vorige periode zijn gekopieerd, kun je deze aanpassen door op het tarief te klikken.
• In de nieuwe prijsperiode staan nu de tarieven uit de voorgaande periode. Eventueel kun je nog:
  • Een tarief toevoegen door te klikken op de knop Tarief toevoegen.
  • Een tarief wijzigen door erop te dubbelklikken en aan te passen.
  • Een tarief verwijderen door te klikken op de knop Verwijderen achter het betreffende tarief.

Stap 6 - Prijsperiodes vooruit klaarzetten

De laatst ingevoerde prijsperiode is de periode die in het overzicht geen einddatum heeft; zodra een nieuwe periode wordt aangemaakt, krijgt de voorgaande prijsperiode automatisch een einddatum (= de ingangsdatum van de nieuwe periode.)

 Zet de tarieven voor volgend jaar alvast klaar!  De prijsperiode zonder einddatum is niet persé de huidige periode: Toekomstige prijsperiodes kunnen namelijk ook al worden klaargezet. Prijsverhogingen die je hebt gepland zullen dan automatisch ingaan op de gewenste datum.
Bij het invoeren van uren kijkt RADAR naar de tarieven die op deze dag gelden. 

Heb je al uren ingevoerd en nog geen nieuwe tariefperiode aangemaakt dan kun je alsnog de nieuwe periode aanmaken met een begindatum in het verleden. 

• Ga naar Beheer > Uren > Tarieven herberekenen.
  
• Vul een begin- en einddatum in.
• Selecteer de medewerker voor wie de tarieven herberekend moeten worden.
• Klik vervolgens op de knop Uren en/of Producten, afhankelijk van welke tarieven moeten worden herberekend.
• De tarieven worden direct herberekend. Als de actie klaar is, krijg je rechtsonderin het scherm te zien hoeveel uren- en productregels zijn aangepast tijdens de herberekening.
• Let op: Uren en producten die al zijn gefactureerd of in concept staan worden in de herberekening niet meegenomen.