Aan de slag met Wwft

Met de Wwft-module van Radar360 kun je eenvoudig voldoen aan de verplichtingen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). De module ondersteunt je bij het vastleggen, controleren en monitoren van Wwft-documenten voor zowel bedrijven als personen.

Voor het gebruik van de Wwft-module is een licentie vereist. Heb je deze licentie (nog) niet, maar wil je er wel gebruik van maken? Neem dan contact op met de Servicedesk. 

Let op! De module Wwft is alleen volledig te gebruiken als je al gebruik maakt van Cloud Opslag.

Beknopt stappenplan

1. Controleer of je beschikt over een Wwft-licentie.

2. Stel Wwft-documenten in via de beheermodule.

3. Configureer geldigheid, notificaties, taken en bewaartermijnen.

4. Leg Wwft-documenten vast bij bedrijven en/of personen.

5. Monitor de status van documenten via dashboards, widgets en notificaties.

6. Onderneem actie bij verlopen of bijna verlopen documenten.

Uitgebreid stappenplan

Stap 1: Wwft-licentie

Als je de menu-opties Wwft bedrijven en Wwft personen niet ziet staan in het linkermenu in Rdar360, dan beschik je nog niet over de juiste licentie. Neem contact op met de Servicedesk om de licentie aan te vragen.

Stap 2: Wwft-documenten instellen

Voordat je Wwft-documenten kunt vastleggen voor bedrijven of personen, moet je eerst bepalen welke documenten nodig zijn en welke instellingen daarbij horen. Dit doe je in de beheermodule (alleen beschikbaar voor beheerders).

Navigatie:
Beheer → Documenten → Wwft document instellingen

Mogelijkheden:

• Klik op Toevoegen om een nieuw Wwft-document in te stellen.

• Klik op een bestaande Wwft document instelling om deze te wijzigen.

• Gebruik het contextmenu en kies Verwijderen om een instelling te verwijderen.
  Let op: een documentinstelling kan alleen worden verwijderd als deze niet actief is.

Stap 3: Basisinstellingen van een Wwft-document

Bij het instellen van een Wwft-document bepaal je onder andere:

• Of het document actief is.

• Of het document verplicht is.

• Voor wie het document geldt:

  • Persoon

  • Relatie (bedrijf)

  • Persoon én relatie

Daarnaast geef je aan welke gegevens verplicht moeten worden vastgelegd, zoals:

• Identificatienummer

• Uitgiftedatum

• Uitgifte-instantie

• Uitgifteplaats

• Vervaldatum

Als je een veld aanvinkt, wordt dit veld verplicht bij het uploaden van het document.

Stap 3: Instellen van geldigheid, notificaties en bewaartermijnen

Je kunt per document vastleggen hoe lang het geldig is en wat er gebeurt wanneer het verloopt.

Belangrijke instellingen:

• Geldigheidsperiode
  Gebruik deze wanneer er geen vaste vervaldatum is. Let op! Vul je geen geldigheidsperiode in? Dan gaat het systeem er vanuit dat het document onbeperkt geldig is. Dit heeft ook invloed op het verwijderen van het document. Dat kan namelijk alleen als de geldigheidsperiode is verstreken.

• Status ‘Beperkt geldig’
  Hiermee wordt visueel aangegeven dat een document binnenkort verloopt.

• Notificatie versturen
  Stuur automatisch een melding wanneer een document bijna verloopt.

• Taak aanmaken
  Maak automatisch een taak aan voor een medewerker om een nieuw document op te vragen.

• Bewaarperiode
  Geef aan hoe lang een document (of een Wwft-kopie) bewaard moet blijven voordat het verwijderd mag worden. 

Handige checklist bij het instellen:

• Heeft het document een vaste vervaldatum? Vul deze in. 

• Zo niet: hoe lang is het document geldig? Stel dit in bij de geldigheidsperiode.

• Hoeveel tijd is nodig om een nieuw document aan te vragen? Stel hier de taak/notificatie op in. 

• Is er een wettelijke bewaarplicht na verloop? Vul de bewaarperiode in. 

Voorbeeld:
Een document is 365 dagen geldig en heeft een bewaarplicht van 6 maanden.

Stap 4: Vastleggen van Wwft-documenten bij een bedrijf

Wwft-documenten voor bedrijven leg je vast vanuit het CRM.

Navigatie:

1. Ga naar CRM → Bedrijven.

2. Selecteer een bestaand bedrijf of maak een nieuw bedrijf aan.

3. Zorg ervoor dat de documenten die je in het Wwft dossier wil opnemen al als document zijn opgeslagen in Radar.

4. Ga na het opslaan naar het tabblad Wwft.

5. Zet het vinkje  bij Wwft van toepassing aan.

Je ziet hier alle Wwft-documenten die voor de relatie zijn ingesteld. Per document kun je een document vastleggen en monitoren. Als dit document verloopt, dan kun je een nieuwe versie van het document toevoegen. De monitoring op het oude document vervalt dan. De monitoring vindt dan plaats op het nieuwe bestand. Een eerder aangemaakte taak op het oude document verdwijnt niet.

Statuskleuren:

• Rood: Verplicht document ontbreekt of is verlopen.

• Grijs: Optioneel document ontbreekt of is verlopen.

• Geel: Document is beperkt geldig.

• Groen: Verplicht document is geldig.

• Blauw: Optioneel document is geldig.

Let op! Na het toevoegen van een document heb je nog één uur de tijd om het document te verwijderen en opnieuw te uploaden. Hierna kan het document pas verwijderd wordt als de geldigheidsperiode is verstreken. Let dus goed op dat je het juiste document toevoegt. 

Stap 5: Vastleggen van Wwft-documenten bij een persoon

Het vastleggen van Wwft-documenten voor personen werkt vergelijkbaar.

Navigatie:

1. Ga naar CRM → Personen.

2. Selecteer een persoon of maak er één aan.

3. Zorg ervoor dat de documenten die je in het Wwft dossier wil opnemen al als document zijn opgeslagen in Radar.

4. Ga na het opslaan naar het tabblad Wwft.

5. Zet het vinkje bij Wwft van toepassing aan.

Hier zie je alle Wwft-documenten die voor personen gelden. Ook hier geldt dat documenten na invoer niet meer te bewerken zijn, met een correctietermijn van één uur.

Stap 6: Monitoren van Wwft-documenten

Zodra documenten zijn vastgelegd, kun je de status op meerdere manieren monitoren:

• Wwft-widget
  Deze widget kan worden toegevoegd aan het dashboard van een bedrijf of persoon en toont direct de actuele status.
  

• Kleurcodering
  In overzichten, widgets en detailpagina’s worden overal dezelfde statuskleuren gebruikt.

• Notificaties
  Automatische meldingen bij naderend verlopen van documenten.

• Taken
  Automatisch aangemaakte taken om documenten tijdig te vernieuwen.

Notificaties en taken kunnen worden toegewezen aan:

• De medewerker die het document heeft aangemaakt

• De declarant van de relatie

• De relatiebeheerder

• De aangewezen Wwft-medewerker

Vragen of hulp nodig?

Heb je vragen over het instellen, vastleggen of monitoren van Wwft-documenten? Ons supportteam staat voor je klaar om je verder te helpen. Neem gerust contact op met de Servicedesk.