- Stap 1 - Nieuwe projecten aanmaken
- Stap 2 - Aandachtspunten voor het kopiëren van budgetten
- Stap 3 - Aanpassen van de tarieven van de activiteiten
- Stap 4 - Budgetten van projecten kopiëren
- Stap 5 - Budgetten van deelprojecten kopiëren
- Stap 6 - Budgetten op akkoord zetten
- Stap 7 - Factuurnummer aanpassen
Stap 1 - Nieuwe projecten aanmaken
- Ga naar Beheer > Uren > Standaardprojecten.
- In het overzicht staan de standaard projecten zoals deze in voorgaande jaren zijn ingesteld. Om te zien welke deelprojecten onder een project hangen, kun je klikken op het aantal deelprojecten dat achter het project vermeld staat. Je kunt dan zien welke projecten je voor het komende jaar wilt aanmaken.
- Klik op de knop Toevoegen om een nieuw standaardproject aan te maken.
- Op het volgende scherm kun je nu de naam van het nieuwe project en de ingangsdatum invoeren.
- Zoals je ziet, kun je direct aangeven of je de deelprojecten van een voorgaand project wilt kopiëren. Let hierbij op dat gearchiveerde deelprojecten niet worden gekopieerd naar het nieuwe standaardproject.
- Klik op de knop Opslaan als je de gegevens juist hebt ingevuld.
- Selecteer het nieuwe standaardproject en klik op de knop Projecten genereren.
- Het genereren vindt plaats in een achtergrondproces. Je kunt direct verder werken.
- Zodra het achtergrondproces is afgerond krijg je een notificatie hiervan. Lees hier meer over welke notificaties je kunt ontvangen.
Stap 2 - Aandachtspunten voor het kopiëren van budgetten
- Je budgetteert per boekjaar:
In dit geval maak je, voor het kopiëren van de budgetten, gebruik van de optie Budgetten van projecten kopiëren, zie stap 4. - Je budgetteert per lopend jaar:
In dit geval maak je, voor het kopiëren van de budgetten, gebruik van de optie Budgetten van deelprojecten kopiëren, zie stap 5. - Je hebt je budgetten gebaseerd op een totaalbedrag:
Indien de budgetten niet zijn gebaseerd op uren x tarief, kun je bij het kopiëren van de budgetten gebruik maken van een procentuele verhoging (indexatie) van de budgetbedragen. - Je hebt je budgetten gebaseerd op uren x tarief:
In dit geval moet je voorafgaand aan het kopiëren van de budgetten de tarieven van de activiteiten in te stellen vanaf een bepaalde datum (meestal 1 januari). Tijdens het kopiëren van de budgetten zullen de tarieven in de budgetten dan automatisch worden aangepast. Zie stap 3 voor een instructie voor het aanpassen van de tarieven van de activiteiten.
Stap 3 - Aanpassen van de tarieven van de activiteiten
- Ga naar Beheer > Uren > Activiteiten.
- Klik op de knop Tarieven per periode.
- Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe periode toe te voegen.
- Bij het toevoegen kun je ervoor kiezen om de tarieven van een vorige periode over te nemen of nieuw in te voeren.
Stap 4 - Budgetten van projecten kopiëren
- Ga naar Beheer > Budgetten > Budgetten kopiëren.
- Stel het projectniveau in op hoofdproject, vul de gevraagde gegevens in en klik op de knop Kopiëren.
- De optie ‘budgetten verhogen met’ vul je alleen in als je de budgetten hebt gebaseerd op een totaalbedrag en niet op uren x tarief.
- Zodra het kopiëren gereed is, kom je terug op het algemene beheerscherm.
Stap 5 - Budgetten van deelprojecten kopiëren
Indien je budgetteert op het lopende jaar, dan heb je binnen het boekjaar 2023 een budget staan voor deelprojecten als Administratie, maar nog niet voor Jaarrekening. De jaarrekening factureer je pas in 2024. In dit geval kan niet het hele boekjaar met deelprojecten worden gekopieerd naar 2024.
Hiervoor bestaat de mogelijkheid om te kopiëren per deelproject.
- Ga naar Beheer > Budgetten > Budgetten kopiëren.
- Stel het projectniveau in op deelproject, vul de gevraagde gegevens in en klik op de knop Kopiëren.
- De optie ‘budgetten verhogen met’ vul je alleen in als je de budgetten hebt gebaseerd op een totaalbedrag en niet op uren x tarief.
- Zodra het kopiëren gereed is, kom je terug op het algemene beheerscherm.
- Let op de ingangsdatum van de deelprojecten in verband met de factuurtermijnen; jaarrekening 2023 met ingangsdatum 1-1-2024 wordt gefactureerd vanaf 1-1-2024.
Stap 6 - Budgetten op akkoord zetten
Als alle budgetten zijn gekopieerd, moeten ze nog op akkoord worden gezet in het (deel)project zelf.
Dit kan in Radar360 in één keer:
- Ga naar UREN > Budgetbewaking.
- Klik op de knop Zoeken.
- Zet het veld Status op Openstaand en klik op de knop OK.
- Je ziet in het overzicht nu alle openstaande (deel)projecten.
- Klik op de knop Alles selecteren zodat alle (deel)projecten geselecteerd worden.
- Klik vervolgens op de knop Op akkoord zetten. Je hebt nu alle geselecteerde (deel)projecten op akkoord gezet.
Stap 7 - Factuurnummer aanpassen
Let op: Pas het factuurnummer pas aan als alle facturen van het oude boekjaar zijn verwerkt en vóórdat je gaat factureren in het nieuwe boekjaar.
- Ga naar Beheer > Facturatie > Factuurnummer opbouwen.
- Als in de factuurnummerbouwstenen het jaartal in cijfers is opgenomen, dan kun je dit hier wijzigen in het nieuwe boekjaar.
- Als in de factuurnummerbouwstenen gebruik wordt gemaakt van de code #jaar#, dan zal RADAR zelf in het nieuwe jaar het nieuwe jaartal opnemen in het factuurnummer.
- Om in het nieuwe jaar het factuurnummer weer te laten beginnen bij 000, kun je dit aanpassen in het veld achter Factuurnummer.Indien je gebruik maakt van de module Meerdere administraties dan ziet het scherm voor de factuurnummering er als volgt uit:
