- Basisvoorwaarden
- Nieuw in het Web
- Nog niet beschikbaar in het Web
- Niet beschikbaar in het Web
- Stappenplan
Basisvoorwaarden
- Je mag géén gebruik meer maken van het facturatieproces in de Desktopapplicatie.
Er zijn veel belangrijke verschillen in de werking, waardoor de functionaliteit niet door elkaar gebruikt kan worden. Alleen als je specifieke instructies hebt ontvangen van de Servicedesk mag je in uitzonderlijke situaties nog gebruik maken van het facturatieproces in de Desktopapplicatie. In alle andere gevallen zijn eventuele herstelkosten voor jouw rekening. - Je maakt al enige tijd succesvol gebruik van de functionaliteit Factureren zonder Word in de Desktopapplicatie en het maken van PDF facturen zonder de NOVA printer. Dit houdt ook in dat je de standaard lettertypes gebruikt. Je kunt dit controleren als in de Desktopapplicatie onder Beheer > Factuurlayout de functie Factuur sjablonen scannen ontbreekt. Dan maak je gebruik van de optie Factureren zonder Word.
Indien de knop Factuur sjablonen scannen nog wel aanwezig is, dan kunnen we de overstap wel maken, maar val je in eerste instantie terug op onze basisset. We kunnen namelijk niet garanderen dat jouw huidige sjablonen goed functioneren in het web. We kunnen deze sjablonen wel inlezen in het web om deze te testen. Ze moeten nagekeken worden of de factuur goed wordt aangemaakt. Dit kunnen we overigens doen zonder definitief over te zijn naar webfacturatie. Zolang je de facturen niet definitief verwerkt in de webapplicatie, kun je dit tussentijds 'onderzoeken' zonder dat het consequenties heeft - Alle facturen zijn verwerkt, geprint en (indien van toepassing gemaild) vóór de overstap.
- Je maakt geen gebruik van een maatwerk aanpassing binnen Radar360.
- Historische documenten van facturen (Word, PDF en UBL) worden niet overgezet naar de webapplicatie. Je dient deze zelf te bewaren voor naslagwerk en bewaarplicht. Deze documenten blijven in je eigen Microsoft Verkenner omgeving staan. Het pad waar deze opgeslagen zijn is te vinden in de Desktopapplicatie onder Beheer > Instellingen > Paden: Pad facturen.
- Je kunt de bestaande factuurlayouts zelf overzetten naar de webapplicatie. Hier kan de Servicedesk je bij adviseren.
- Eventuele factuurlayout instellingen van de Desktopapplicatie bij de relaties moet je zelf opnieuw inrichten of een standaard bij de factuurlayouts instellen. Als er heel veel factuurlayouts bij relaties zijn ingesteld, overleg dan even voor de mogelijkheden met de Servicedesk.
- Factureren in de webapplicatie is het best werkbaar op een gangbare desktop resolutie. Factureren is niet bedoeld voor kleine schermen zoals een telefoon.
Nieuw in het Web
- Uren en producten zijn geïntegreerd in 1 scherm.
- Stap 2 en 3 geïntegreerd: dus na het ophalen van uren worden direct de factuurregels aangemaakt. Hierdoor zie je meteen welke detailregels bij welke factuurregels behoren.
- Facturen worden altijd direct als PDF aangemaakt.
- Facturen worden in de Cloud opgeslagen en niet meer lokaal op een (netwerk-)schijf.
- Microsoft Word wordt niet meer gebruikt voor het genereren van facturen.
- NOVA PDF wordt niet meer gebruikt voor het aanmaken van de PDF facturen.
- Factuurlayouts worden in Radar360 opgeslagen en niet meer lokaal op een (netwerk-)schijf.
- De bestaande factuurlayouts kunnen gebruikt worden (wel opslaan naar recente Word indeling als .docx en niet meer als .dotx).
- Er kan apart briefpapier ingesteld worden voor facturatie (dus voor CRM ander briefpapier).
- Bij gebruik van de module voor meerdere administraties kan per administratie een aparte factuurlayout ingesteld worden, deze naam wordt niet meer gedeeld met alle andere administraties.
- Er kan een standaard factuurlayout ingesteld worden. Als je bij de factuur geen briefpapier kiest, dan wordt de standaard factuurlayout gebruikt. Uiteraard kun je een factuurlayout per relatie instellen.
- Er wordt geen gebruik gemaakt van Microsoft Outlook op de lokale PC/Terminal sessie voor het verzenden van facturen per e-mail. Facturen worden verzonden via Radar360, maar wel met een eigen domeinafzender.
- Bij het selecteren van de termijnfacturen zie je meteen welke termijnen aangemaakt zullen worden.
- Klanten met module budgetten hebben nu ook de beschikking over de functionaliteit periodieke facturen.
- In een concept periodieke factuur zijn nu ook OHW uren op te halen en kan je dus een combinatie factuur maken.
- In het zoekscherm van facturen is het zoekfilter uitgebreid zodat je op OHW, periodieke of termijnfacturen kan zoeken.
- In de facturenlijst is direct zichtbaar of op een factuur een factuurlayout mist.
- De factuuropmerking is direct zichtbaar boven de factuur.
- Facturen zijn geïntegreerd op de relatiekaart.
- Uitgestelde uren- en productregels én factuurregels zijn te verbergen.
- In de detailregels is de (interne) toelichting direct zichtbaar.
- Indien een aantal uren of een tarief wordt aangepast, wordt het origineel met een mouse-over actie zichtbaar gemaakt. De aangepaste waarden zijn rood gekleurd.
- Printen en verwerken is één actie: Definitief maken.
- Naamgeving: Nog te verwerken facturen heten nu conceptfacturen en Verwerkte en geprinte facturen heten nu definitieve facturen.
- Opnieuw verzenden van een factuur is mogelijk.
Achteraf kan een niet-elektronische factuur toch nog via e-mail verstuurd worden.
- Je kunt zelf het gebruikte e-maildomein instellen voor het verzenden van de e-mails voor Facturatie.
- Je kunt een proef e-mail versturen van een conceptfactuur en een definitieve factuur.
- Je kunt gebruik maken van factuurstatussen om je factuurproces te stroomlijnen.
- Het is optioneel om de PDF in te sluiten in de UBL.
- Je kunt gebruik maken van Mollie (iDeal) om een QR-code of betaallink in je factuur aan te bieden.
Nog niet beschikbaar in het Web
- Dashboard (Widget) Omzet per grootboekrekening (Q4 2024-Q1 2025).
Niet beschikbaar in het Web
- Maatwerk: Factuurbedrag aanpassen, vervolgens urenbedragen doorvoeren (dit is een maatwerk oplossing).
- Maatwerk: Import relaties Unit4. (dit is een maatwerk oplossing)
- Maatwerk: Projectfacturatie voor Project-Relatie facturatie
- Deprecated: Afwijkend BTW tarief per factuur in het tabblad 4. Afhandeling.
- Deprecated: Verzenden via eVerbinding.
- Deprecated: Kredietbeperking.
Stappenplan
- Je voldoet aan de basisvoorwaarden en geeft akkoord voor het activeren van de optie Factureren in de webapplicatie.
- Je plaatst zelf het gewenste e-mailsjabloon (Onderwerp, CC, BCC en inhoud/body) bij de factuurlayouts.
- Vraag het gewenste e-maildomein aan via Beheer > Email Instellingen > Instellingen als je de facturen via Radar360 wilt laten versturen. Als je Microsoft 365 gebruikt, dan hoef je alleen de instellingen bij Beheer > E-mailen via Microsoft 365 > Instellingen > tabblad Facturatie aan te zetten en te kiezen via welk account gemaild gaat worden.
- Maak factuurlayouts aan en koppel de benodigde Word sjablonen die je gebruikt in de Desktopapplicatie. Het pad hiervoor is te vinden in de Desktopapplicatie onder Beheer > Instellingen > Paden: Pad sjablonen.
- Stel het gewenste briefpapier in via Beheer > Briefpapier.
- Stel eventueel een standaard factuurlayout in via Beheer > Facturatie > Factuurlayouts (Of bij gebruik van de module Meerdere administraties: Beheer > Licenties & Modules > Meerdere administraties. Kies bij het gewenste bedrijf bij de puntjes op het eind van de regel voor de optie Factuurlayouts.
- Valideer de gewenste factuurlayouts bij de relaties: je kunt de factuurlayouts instellen bij de relatie via de knop Bewerken > Tabblad Uren & Facturatie > Factuurlayout. Je kunt in bulk ook de factuurlayouts instellen via Beheer > Bulkaanpassingen > Overzicht > Bedrijven/Families.
- Maak een nieuwe conceptfactuur aan en bekijk de conceptfactuur in PDF via de knop Concept maken.
- Verzend deze factuur met een proef e-mail (Kies via de puntjes voor proef e-mail).
- Optioneel: Stel de boekhoudkoppeling in zodat de factuur in PDF ook meegestuurd wordt. Bij Yuki is dat altijd standaard en bij Twinfield is het de link naar de PDF factuur in Radar360.
- Optioneel: Stel de notificaties in bij de boekhoudkoppelingen zodat bij een foutmelding de juiste personen een notificatie ontvangen.
- Optioneel: Stel als gebruiker in wanneer je een notificatie van achtergrondprocessen wilt ontvangen.
- Optioneel bij gebruik van een betaallink via Mollie: Stel de factuursjablonen in met de juiste hekjescodes.
- Optioneel bij gebruik van Exact Online en SnelStart: Stel het ophalen van de openstaande facturen in bij de opties van deze koppelingen.
- Optioneel bij gebruik van factuurstatussen: Stel deze in via Beheer > Factuurstatussen.
- TIP: Begin met kleine aantallen te factureren in plaats van grote hoeveelheden.