In Radar360 is het mogelijk om te werken met documentsjablonen. Hieronder vind je een stap-voor-stap handleiding voor het maken en gebruiken van deze sjablonen.
Aanmaken van een sjabloon in Word
De tekst heb je klaargezet, ##-codes zijn toegevoegd en het document is opgeslagen als .docx. De rode tekst moet zelf worden ingevuld.
Dit is een voorbeeld met diverse ##codes. De lijst met codes vind je hier.
LET OP: Het is belangrijk dat in je sjabloon de Normal stijl matchet met de rest van je Word document qua fontsize en opmaak.
Aanmaken van het Wordsjabloon in Radar360
- Ga naar Beheer > Documenten > Sjablonen.
- Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe sjabloon toe te voegen.
- Geef het sjabloon een naam.
- Selecteer de applicatie waarmee je het sjabloon kunt openen.
- Selecteer je in stap 1 aangemaakte sjabloon.
Belangrijk verschil t.o.v. Sjablonen met DMS in Windows Verkenner: het sjabloon moet een .docx zijn (geen .dotx) en je hoeft de ## codes niet meer te scannen. - Bij het sjabloon kun je meerdere gegevens instellen. Dit is verdeeld over 5 tabbladen:
- Algemeen:
Hier kun je de naam, applicatie en bestand instellen van het sjabloon. - Digitaal Tekenen:
Hier kun je aangeven door welke medewerker het document zal worden ondertekend. Ondertekening door:- Gebruiker: De gescande handtekening van de ingelogde gebruiker wordt toegevoegd aan het Document.
- Relatiebeheerder: De gescande handtekening van de relatiebeheerder van de relatie wordt toegevoegd aan het document.
- Declarant: De gescande handtekening van de declarant van de relatie wordt toegevoegd aan het document.
- Medewerker: De gescande handtekening van de geselecteerde medewerker (in te stellen in de beheermodule) wordt toegevoegd aan het document.
- Indelen:
Hier kun je alvast de rubrieken invullen en het type document selecteren. Het boekjaar vul je meestal in bij het maken van het betreffende document.
- Opties:
Hier kun je de Betreft invoeren en bij Te gebruiken vanuit aangeven welke relaties dit sjabloon mogen gebruiken: BEDRIJF en PERSOON zijn de twee opties.
- Invoervelden:
Hier kun je aangeven welke bladwijzers het Word-document bevat en of je deze bladwijzers tijdens het aanmaken van het Word-document in Radar360 wilt laten invoeren, door middel van een popupscherm. Lees hier meer over het gebruik van bladwijzers in Word-sjablonen...
- Algemeen:
Nieuw document maken
- Ga naar een relatie.
- Klik op de knop Nieuw Document en kies voor Sjabloon gebruiken. Je kunt nu nog de rubrieken aanpassen.
- Wil je het document richten aan een derde partij? Ga dan verder bij Stap 4 - Brief sturen aan een derde partij: Rollen. Anders klik je op de knop Opslaan en het document wordt aangemaakt in SharePoint en verschijnt in de lijst van documenten.
Brief sturen aan een derde partij: Rollen
- Kies bij Opties de juiste rol waar je brief aan wilt richten (#adres#).
- Als je nog geen rol hebt zul je die eerst moeten koppelen. Zie Stap 6 en 7.
- Klik op de knop Opslaan en het document verschijnt in de lijst van documenten.
Document bewerken en PDF maken
- Klik op de naam van het document om het te openen in Word online.
- Pas de tekst aan zoals je wilt en sluit het document.
- Nu kun je vanuit Radar360 een PDF van dit document maken:
- Het resultaat als je ook in de PDF schrijver je briefpapier hebt staan. Klik hier voor meer informatie briefpapier toevoegen.
Rol toevoegen
- Maak eerst het bedrijf, de derde partij aan: Vanuit het dashboard, ga je naar je relaties. Hier voeg je een bedrijf toe. Je geeft aan wat voor een bedrijf het is.
- Je geeft aan wat voor soort bedrijf het is via de optie Rollen:
Betrokken relatie koppelen aan een klant
- Vervolgens ga je naar de klant waar de betrokken relatie (rol) bij hoort en voegt de relatie toe.
- Vanaf nu kan de rol worden gebruikt in documenten aan Café Het Hoekje.
