Deze koppeling verzendt debiteuren- en factuurgegevens naar Exact Online. Lees hier meer over de algemene werking van het synchroniseren en de bijbehorende koppelingen.
Instellen van de koppeling
- Ga naar Beheer > Koppelingen > Koppelingen > Tabblad Synchronisatie.
- Klik op het logo van Exact Online of klik op het hamburgermenu rechtsboven op de tegel:
- Let op: alle velden die hier ingevuld worden, moeten in zowel Radar360 als Exact Online bekend zijn!
- Afhankelijk van het gebruik van de module Meerdere administraties kun je hier per administratie je gewenste instellingen invoeren. Ga naar het hoofdstuk Instellen voor meerdere administraties voor meer uitleg.
- Vul de gegevens in en klik vervolgens op Klik hier om een verbinding in te stellen.
Bij het veld Administratie moet de zogenaamde divisioncode ingevuld worden en bij de btwcodes gaat het om de btwcodes exclusief btw.
- Na Opslaan kom je terecht op het scherm waar de daadwerkelijke verbinding met Exact Online kan worden gemaakt. Dit doe je door het proces te volgen en in te loggen bij Exact Online.
- Via het hamburgermenu heb je ook de mogelijkheid om in te stellen naar welke beheerder een notificatie verstuurd wordt als er een fout optreedt tijdens het synchroniseren van een document, bedrijf of persoon.
- Op het instellingenscherm voor Exact Online heb je twee specifieke opties:
- Als je de PDF van de factuur mee wilt zenden met de synchronisatie, dan zet je het vinkje aan bij de instellingen in Radar360.
- Als je het vinkje aanzet voor status van openstaande facturen automatisch bijwerken, dan wordt periodiek gecheckt of er in Exact Online een betaling voor een openstaande factuur is verwerkt.
- Als het vinkje aanstaat, dan is in het logboek op het detailscherm van een factuur te zien, dat de check heeft plaatsgevonden en of de factuur is betaald in de externe applicatie.
- Als je de PDF van de factuur mee wilt zenden met de synchronisatie, dan zet je het vinkje aan bij de instellingen in Radar360.
- Na opslaan keer je terug naar het overzicht van alle koppelingen.
- Door te klikken op de knop Activeren kun je de koppeling actief maken. Je ziet dan een groene balk onder de koppeling. De Exact Online koppeling is nu actief.
Instellen voor meerdere administraties
Als je gebruik maakt van de module Meerdere administraties in Radar360, dan kun je per administratie je gewenste instellingen invoeren. Tevens is het mogelijk om voor een administratie aan te geven dat je geen gebruik maakt van Exact Online.
- Als eerste kun je per administratie (en zelfs op algemeen niveau) aangeven of je gebruik wilt maken van Exact Online voor het synchroniseren van facturen. Aangevinkt betekent dat je wilt synchroniseren, uitgevinkt dat je niet wilt synchroniseren. Zie hieronder de schermafbeelding voor de algemene instellingen en voor een administratie:
- Per administratie kun je vervolgens aangeven of Radar360 gebruik moet maken van de algemene instellingen of van andere instellingen. Je gaat dus per instelling aangeven of de Administratie waarde of de Algemene waarde moet worden gebruikt.
Instellen van de relatie
Vanaf nu kun je bij de personen en relaties in Radar360 aangeven waarvan de gegevens gesynchroniseerd mogen worden met Exact Online. (Dit hoef je alleen te doen bij tussentijdse wijzigingen van naw-gegevens van de relatie. Als er een factuur naar de relatie gestuurd wordt, dan worden de naw-gegevens automatisch bijgewerkt in de boekhouding)
- Open een persoon of relatie.
- Klik op het hamburgermenu, kies voor koppelingen en zet een vinkje bij Exact Online.
Automatische incasso en betalingstermijnen - Alleen voor Cloud omgevingen
Voor deze synchronisatie geldt dat de automatische incasso instelling mee gesynchroniseerd wordt. Als deze is ingesteld wordt ook de betalingstermijn gesynchroniseerd.
Wanneer er verschillende betalingstermijnen gebruikt worden, kun je deze via Beheer > Facturatie > Betalingstermijnen toevoegen:
In Bulkaanpassingen kun je voor grote hoeveelheden relaties tegelijk de betalingstermijn vastleggen. Tevens kun je bij iedere relatie bij het bewerken van de relatie de betalingstermijn vastleggen op het tabblad Uren & Facturatie:
Daarnaast kun je ook nog bij de betalingsgegevens in iedere factuur de betalingstermijn vastleggen:
Let op:
- Bestaande facturen worden niet aangepast als je de instelling bij een relatie wijzigt.
- Als bij de klant standaard het vinkje Automatische Incasso aanstaat, geldt dit alleen voor termijnfacturen.
- Voor onderhanden werk-regie en combinatie onderhanden werk en termijnfacturen staat automatische incasso standaard uit.
- Per factuur kan de betalingstermijn en automatische incasso eventueel zelf wel worden aangepast zoals hierboven beschreven.
- Voor periodieke facturen moet in de instellingen bij periodieke facturen het vinkje worden aangezet. Dit geldt voor klanten zonder de budgetmodule.
- Betalingstermijn 0 wordt gezien als niet ingevuld. Vul mimimaal 1 in.
Opmerkingen
Relatiecode
In Radar360 worden alfanumerieke relatiecodes ondersteund: Je kunt in de code zowel cijfers als letters gebruiken. In Exact Online wordt een relatiecode met letters echter niet geaccepteerd. Wanneer je wilt synchroniseren met Exact Online moeten de relatiecodes dan ook numeriek zijn.
BTW afronding
Voor de synchronisatie met Exact Online geldt het advies om in Radar360 afronden op 4 cijfers achter de komma in te stellen, tenzij de BTW per factuurregel getoond wordt. In dat geval kun je het beste de afronding op 2 cijfers achter de komma instellen. Het instellen kun je doen via Beheer > Facturatie > Factuur instellingen > Instellingen:
Gesynchroniseerde velden
De koppeling naar Exact Online werkt op basis van de relatiecode. De gegevens van de relatie met relatiecode 1 worden geschreven naar de relatie die in Exact Online relatiecode 1 heeft.