De koppeling met Payt is op twee manieren te gebruiken.
1. Proces Mail2Payt van Payt
De eerste methode is via door de Radar360 factuur te laten e-mailen naar Payt middels het proces dat bij Payt Mail2Payt heet. Je krijgt bij het onboarden bij Payt een uniek e-maildres dat er ongeveer zo uitziet: wmprwck45sv64h7mbwg7sjapedtg5uj@factuur.payt.nl
Door het e-mailen van de facturen vanuit Radar360 met deze optie actief wordt het "Aan" e-mailadres van je klant overgeslagen en vervangen door je unieke Payt e-mailadres. Op deze manier komen alle facturen uit Radar360 in dezelfde geautomatiseerde mailbox van Payt.
NB: de normale bepaling in Radar360 voor het "Aan" e-maildres in Radar360 is het Factuur e-mailadres van je klant dat staat op het tabblad Contact bij het bedrijf of familie. Als het Factuur e-mailadres leeg is, wordt het Algemeen e-mailadres gebruikt.
Alleen dit "Aan" e-mailadres wordt overschreven door het Payt e-maildres. Het "Aan/Mail naar" e-mailadres van de factuurlyout, het Factuur e-mailadres CC (van de relatie en/of uit de gebruikte factuurlayout) blijft behouden alsmede het BCC e-mailadres van de gebruikte factuurlout. Dat betekent dat je de factuur naar Payt kan sturen voor de doorverzending naar je klant vanuit Payt. Maar vanuit Radar360 kan je dus ook nog tegelijkertijd mailen naar een CC van een contactpersoon bij je klant of indien gewenst voor je eigen administratie via de "Aan/Mail naar", "CC" of "BCC" van de factuurlayout. De "Aan/Mail naar" van de factuurlayout wordt (indien aanwezig) toegevoegd aan het Payt e-mailadres.
Payt herkent de bijlagen (Factuur_XXXXXXX.pdf) waarbij XXXXXXX het factuurnummer is. Payt slaat deze bijlage op als een factuur.
Tegelijkertijd stel je in Payt een koppeling met je boekhouding in. Via deze koppeling ontvangt Payt ondermeer de volgende informatie debiteurennummer, naam, factuur e-mailadres , factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en betaalstatus.
Als zowel de pdf (via Mail2Payt) en de boeking in de kantooradminstratie onvangen is, heeft Payt alle informatie gecombineerd en starten de diverse processen in Payt.
Je moet dus in Radar360 aan twee voorwaarden voldoen: Je hebt de koppeling Payt actief en mailt de facturen naar Payt en tegelijkertijd heb je de boekhoudkoppeling naar je kantooradminstratie vanuit Radar360 actief.
Voor meer informatie kan je bij Payt terecht: https://help.paytsoftware.com/nl/articles/674798-hoe-werkt-mail2payt
Instellen van de koppeling zonder administraties
- Ga naar Beheer → Koppelingen → Koppelingen → Tabblad Synchronisatie.
- Klik op het logo van Payt of klik op het hamburgermenu rechtsboven op de tegel.
- Op het scherm Instellingen vul je de benodigde gegevens voor Payt in en klik je op de knop Opslaan.
Instellen van de koppeling met administraties
- Let op: als je de module Meerdere Bedrijven afneemt, ziet het scherm er als volgt uit:
Kies dan onder de knop Algemene instellingen voor de instelling voor de betreffende administratie:
Bedrijf A:
- Het ingevulde e-mailadres overschrijft een factuure-mailadres ingevuld bij de relatie waarvoor de factuur is.
- Via het hamburgermenu heb je ook de mogelijkheid om in te stellen naar welke beheerder een notificatie verstuurd wordt als er een fout optreedt tijdens het synchroniseren.
- Na opslaan keer je terug naar het overzicht van alle koppelingen.
- Door te klikken op de knop Activeren kun je de koppeling actief maken. Je ziet dan een groene balk onder de koppeling. De Payt koppeling is nu actief.
2. Via de API van Payt
De koppeling met Payt synchroniseert relaties en facturen vanaf Radar360 naar de omgeving van Payt.
Deze optie volgt binnenkort!
Mogelijke foutmeldingen met synchronisatie
- AdministratieId is niet gevuld.
Als je bij je algemene instellingen geen API Administratie Id hebt ingevuld en ook bij je relatie geen administratie hebt geselecteerd, dan krijg je deze melding. Vul de juiste administratiegegevens in en biedt de synchronisatieregel opnieuw aan.