Lees hier meer... |
De Hix koppeling synchroniseert relaties, personen en documenten vanuit Radar360 naar de omgeving van Hix. Tevens is het mogelijk om PDF-documenten door één of meerdere ondertekenaars digitaal te laten tekenen en het getekende document in Radar360 terug te ontvangen.
Lees hier meer over de algemene werking van het synchroniseren en de bijbehorende koppelingen.
- Instellen van de koppeling in Radar360
- Instellen van de koppeling in Hix
- Instellen van de relatie
- Uploaden van documenten
- Digitaal tekenen van PDF-documenten vanuit Radar360
- Inlezen van PDF-documenten vanuit Hix
- Opmerkingen
Instellen van de koppeling in Radar360
- Ga naar Beheer > Koppelingen > Koppelingen > Tabblad Synchronisatie.
- Klik op het logo van Hix of klik op het hamburgermenu rechtsboven op de tegel:
- Op het scherm Instellingen vul je benodigde gegevens voor Hix in.
- Welke gegevens dien je op te geven:
- Subdomein: Hier vul je het deel van de url van Hix in, dat voor het stuk securelogin.nu staat.
- Sleutel: Deze kun je ophalen in Hix:
- Ga naar de Hix applicatie >Beheerdersportaal >Instellingen > Toegang > API.
- Klik vervolgens op het + teken om een token aan te maken.
- Dit token kun je dan plakken in Radar360.
- ID van de klantgroep: Ook deze kun je ophalen in Hix:
- Ga naar de Hix applicatie > Beheerdersportaal > Groepen.
- In het webadres vind je vervolgens het Id van de klantgroep.
Voorbeeld: https://{subdomein}.securelogin.nu/manage/groups/1234/overview
- Bij Hix heb je 3 instellingen voor het gebruik van de gegevens in de Hix applicatie:
- Gebruik van tags: Let op! Als je vanuit Radar360 de tags gebruikt, worden eerdere tags in Hix overschreven.
- Eigen company voor hoofdpersonen.
- BSN van hoofdpersonen op een Hix company zetten.
- De onderste 2 opties hebben een of-of relatie. De twee opties kunnen niet tegelijkertijd aanstaan.
- Na opslaan keer je terug naar het overzicht van alle koppelingen.
- Via het hamburgermenu heb je ook de mogelijkheid om in te stellen naar welke Beheerder een Notificatie verstuurd wordt als er een fout optreedt tijdens het synchroniseren.
- Door te klikken op de knop Activeren kun je de koppeling actief maken. Je ziet dan een groene balk onder de koppeling. De Hix koppeling is nu actief.
Instellen van de koppeling in Hix
Om in Radar360 te kunnen zien wat de status van een ondertekening van een document is, is het nodig om eenmalig deze gegevens in te stellen in Hix. Volg de stappen zoals hieronder beschreven:
- Ga naar Beheer > Koppelingen > Koppelingen > Tabblad Synchronisatie.
- Klik op het logo van Hix.
- Kopieer de waarde van het veld Webhook onderin het scherm:
- Door op het kopieer icon te klikken wordt de url naar je klembord gekopieerd.
- Ga naar de Hix applicatie > Beheerdersportaal > Instellingen > Toegang > Webhooks.
- Klik rechtsboven in op het + icon (Toevoegen).
- Plak de URL in het veld URL.
- Selecteer als activiteit de optie Invulvlak toegepast op bestand.
- Klik op de knop Opslaan.
Instellen van de relatie
Als de koppeling goed is ingesteld kun je bij de relatie (bedrijf, familie of persoon) aangeven dat deze relatie gebruik moet maken van de koppeling.
- Open een persoon of bedrijf.
- Klik op het hamburgermenu, kies voor Koppelingen en zet een vinkje bij Hix:
- De gegevens kunnen nu worden gesynchroniseerd naar de omgeving van Hix.
- Als er fouten optreden tijdens het synchroniseren ontvangt de ingestelde beheerder een notificatie hiervan.
Uploaden van documenten
Voor het uploaden van documenten vanuit Radar360 naar Hix is een aantal stappen nodig. Nadat de koppeling juist is ingesteld en de koppeling naar Hix voor een relatie is aangezet, doe dan het volgende:
- Maak een document aan, zoals je dat normaal in Radar360 doet.
- Vanuit de tabelweergave: Klik in het contextmenu (rechtermuis) op de optie Uploaden.
- Vanuit de kaartweergave: Klik in het hamburgermenu op de optie Uploaden.
- Je krijgt nu een popupscherm te zien met de beschikbare contactpersonen van de relatie en welke actie er voor deze klant uitgevoerd moet worden.
- Als je geen namen ziet, dan betekent dit, dat er geen (contact)personen bekend zijn voor deze relatie.
- In het synchronisatie logboek kun je terug zien of het synchroniseren met de aangegeven acties is gelukt.
- In het overzicht Documenten kun je zien wat de publicatiestatus van een document is.
- Let op: De SharePoint locatie van het document wordt niet meegestuurd naar Hix.
Digitaal tekenen van PDF-documenten vanuit Radar360
Het is mogelijk om PDF-documenten via Hix digitaal te laten ondertekenen. Om dit mogelijk te maken is het nodig om zogenaamde ankers op te nemen in je Word-sjablonen. Klik hier voor meer informatie over het maken van Word-sjablonen voor Hix.
- Ga naar het documentenoverzicht van je klant en voeg een nieuw Word-document toe of gebruik een bestaand Word-document (gebruik een Word-sjabloon met ankers voor Hix!).
- Vanuit de tabelweergave: Klik in het contextmenu (rechtermuis) op de optie PDF maken.
- Vanuit de kaartweergave: Klik in het hamburgermenu op de optie PDF maken.
- Vink de optie Ondertekenen met Hix signing aan.
- Selecteer per ondertekenaar een naam uit de lijst. In deze lijst vind je eerst de contactpersonen van de relatie, gevolgd door de namen van medewerkers.
- Een ondertekenaar kan niet meerdere keren worden geselecteerd.
- Een e-mailadres kan niet meerdere keren worden gebruikt.
- Klik op de knop Opslaan. De aangemaakte PDF wordt nu getoond in het overzicht.
- Vanuit de tabelweergave: Klik in het contextmenu (rechtermuis) op de optie Hix Signing status.
- Vanuit de kaartweergave: Klik in het hamburgermenu op de optie Hix Signing status.
- Je kunt nu de status van het digitale tekenproces volgen.
Inlezen van PDF-documenten vanuit Hix
Naast het aanmaken van een PDF-document in Radar360 en vervolgens aanbieden aan Hix voor digitale ondertekening is het ook mogelijk om een PDF te uploaden in Hix en in te lezen in Radar360. Hierdoor is het mogelijk om in Radar360 de status van een digitale ondertekening van een PDF-bestand dat in Hix is geupload.
- Voor het kunnen monitoren van bestanden die in Hix zijn geupload is het nodig om de webhook, zoals hierboven ingesteld, uit te breiden met de activiteit Taak status gewijzigd.
- Ga naar Hix Docs en selecteer het bedrijf waar je een PDF voor wilt uploaden.
- Klik op het plus-teken om een nieuw PDF-bestand te uploaden.
- Zodra het bestand klaar is met uploaden is het mogelijk om het document te volgen in Radar360.
- Ga naar Beheer > Koppelingen > Synchronisatie logboek.
- Pas eventueel het zoekfilter aan, zodat je niet alleen de mislukte logregels te zien krijgt.
- Zodra het bestand is ingelezen in Radar360 krijg je een notificatie en een vinkje achter de betreffende regel.
- Je kunt nu op het bedrijf in de logregel klikken, waarna je kunt doorklikken naar het ingelezen bestand.
- In het overzicht van de documenten heb je de mogelijkheid om met rechts (indien in tabelweergave) of via het hamburgermenu (indien in kaartweergave) te kiezen voor de optie Hix Signing Status.
- Op dit scherm kun je de status van de Hix Signing volgen.
Opmerkingen
- Bij de instellingen voor de koppeling is het noodzakelijk om het subdomein goed in te vullen. Als hier de volledige URL van de Hix website wordt ingevuld geeft dit foutmeldingen in het synchronisatie logboek en wordt de synchronisatie niet uitgevoerd.
- Het koppelen van een bedrijf of familie in Radar360 maakt een bedrijf in Hix aan.
- Het koppelen van een persoon in Radar360 maakt een gebruiker in Hix aan die toegang krijgt op het bovenliggende bedrijf of familie dat als bedrijf in Hix is aangemaakt.
- Het koppelen van een hoofdpersoon in Radar360 maakt een bedrijf in Hix aan met de persoonsgegevens van die persoon zoals het BSN nummer. Tevens wordt deze persoon een gebruiker in Hix met toegang tot zichzelf als bedrijf in Hix.
- De relatiecode van een persoon moet voor Hix uniek zijn binnen Radar360. Als de code al in gebruik is, dan geeft de synchronisatie een foutmelding in het logboek en worden de gegevens niet gesynchroniseerd.
- De naam van een bedrijf, familie of persoon mag maar één keer voorkomen in Hix als bedrijf.
- Voor het kunnen synchroniseren van een persoon is een geldig e-mailadres bij de betreffende persoon verplicht.
- Een e-mailadres mag maar een keer voorkomen in Hix bij een login gebruiker. Meerdere personen in Radar360 met hetzelfde e-mailadres is niet mogelijk. Je kunt wel dezelfde persoon als subpersoon koppelen bij een ander bedrijf of familie.
- Voor het kunnen synchroniseren van een persoon is een geldig mobiel telefoonnummer verplicht. Het veld Mobiel 1 wordt gebruikt voor de synchronisatie.
- Het veld adres in Hix wordt gevuld met het bezoekadres van een bedrijf in Radar360.
- Binnen Hix kun je tags gebruiken. Of je dit wilt in Radar360 kun je instellen op bovengenoemde pagina.
LET OP: Binnen Hix kunnen maar 5 verschillende tags gebruikt wordt. Als je bij de instellingen aanzet dat je de tags vanuit Radar360 wilt gebruiken, dan worden eventueel bestaande tags in Hix overschreven.
- Vanuit Radar360 worden de volgende gegevens voor een bedrijf als tags meegegeven aan Hix:
- Administratie naam (onderdeel module Meerdere administraties)
- Vestiging naam
- Relatiebeheerder + code van de relatiebeheerder
- Declarant + code van de declarant
- Vaste tag 'Radar360'
- Voor een persoon zijn dit:
- Vestiging naam
- Relatiebeheerder + code van de relatiebeheerder
- Vaste tag 'Radar360'.
- De tags worden afgekort tot 20 karakters.
- In het veld Interne klant ID (Hix) wordt de relatiecode van de relatie uit Radar360 gezet.
- Bij het aanbieden van een relatie uit Radar360 aan Hix wordt eerst gecontroleerd of het veld Interne klant ID (Hix) reeds voorkomt in Hix. Komt het Interne klant ID dan voor, dan wordt het bedrijf (Hix) geupdated. Komt het ID nog niet voor, dan wordt het bedrijf in Hix aangemaakt.
LET OP: als je de koppeling aanzet voor je relaties in Radar360 én ze komen reeds voor in Hix, worden ze dus niet gekoppeld, maar (indien mogelijk) aangemaakt. Heb je al bedrijven in Hix en je wilt de koppeling gebruiken: vul eerst de Interne klant ID's met de relatiecodes uit Radar360.
Mogelijke Synchronisatiemeldingen
- [Hix] De relatie boven deze persoon is nog niet bekend.
Deze melding houdt in dat je een persoon naar Hix synchroniseert terwijl de synchronisatie van de bovenliggende relatie nog niet uitgevoerd is (de relatie bestaat dus nog niet in Hix). Controleer dus of voor die relatie de koppeling aan staat en deze goed naar Hix is gesynchroniseerd.