Planning & Voortgang in het Web

In deze handleiding laten we stap voor stap zien hoe de functie ‘Planning & Voortgang’ werkt.

Je vindt ‘Planning & Voortgang’ op de klantenkaart:

In één oogopslag zie je de taken die gekoppeld zijn in een workflow, periodieke taken en andere taaksjablonen (planningen) die nog niet geactiveerd zijn.

Bovenaan zie je ‘Workflows’, daarin staan de taken die gekoppeld zijn aan elkaar, bijvoorbeeld alle taken voor de Jaarrekening, die elkaar opvolgen. Zie hier om Workflow taken aan elkaar te koppelen. Taken die afgehandeld zijn, zijn te herkennen aan een groene balk. Taken die nog niet zijn afgehandeld, hebben een grijze balk. Taken die te laat zijn, krijgen een rode balk.

Daaronder zie je de ‘Periodieke Taken’

Planningen (inactieve taaksjablonen) die nog niet geactiveerd zijn, zie je onder de ‘Periodieke Taken’, deze zijn lichtgrijs van kleur, totdat je een planning activeert. Dat doe je door middel van de drie puntjes aan de rechterkant:

Voordat we tot dit overzicht komen, moeten we in ‘Beheer’ een aantal zaken inrichten.

We gaan een planning maken voor de periodieke taken, daarbij horen de volgende stappen: 

  1. Actiecodes aanmaken
  2. Taaksjablonen aanmaken
  3. Planning genereren
  4. Taken aanmaken
  5. Workflows aanmaken

 

Definities:

Actiecode: onder actiecode geef je de taak een naam en een code.

Taaksjabloon: een model voor een periodieke taak

Planning: de toegepaste taaksjablonen bij een klant

Workflows: taken koppelen, zodat ze opeenvolgend zijn

 

1. Actiecodes aanmaken

Ga naar ‘Beheer’, onder kopje ‘Notities & Taken’ en kies ‘Actiecodes’

Selecteer ‘Toevoegen’

Maak een naam en code voor een taak aan, let daarbij op dat de code maximaal 20 tekens mag bevatten en dat het een herkenbare afkorting is.

2. Taaksjablonen aanmaken

Ga naar ‘Beheer’, onder kopje ‘Workflow’, selecteer ‘Taaksjablonen’.

Hier zie je een overzicht van alle taaksjablonen en kun je nieuwe taaksjablonen aanmaken.

Voor het aanmaken van een nieuwe taaksjabloon, kies je ‘Toevoegen’.

In dit voorbeeld maken we taaksjabloon ‘Jaarrekening (JR)’ aan:

  • Selecteer de ‘Actiecode’;
  • Vul ‘Standaard duur’ in, je hebt de keuze uit minuten en uren; Deze duur wordt weergegeven in het overzicht van Voortgang & Planning. Verder kun je als je gebruik maakt van Power BI, een overzicht maken met hoeveel tijd je op periodieke taken hebt ingepland;
  • Selecteer de gewenste periode voor deze taak, bijv. ieder(e) maand, kwartaal, jaar;
  • Selecteer de datum waarop de taak dient te starten;
  • Kies de periode waar de taak betrekking op heeft, let op: dit is later niet meer te wijzigen;
  • Zet het vinkje aan bij ‘Taken genereren?’ als je de planning wilt genereren bij alle klanten;
  • Optioneel: vul de rubrieken in*;
  • Optioneel: vul de ‘Verantwoordelijke Medewerker’ in;
  • Vul de ‘Uitvoerende Medewerker’ in;
  • Kies ‘Opslaan’

 

*Indien je bij de rubrieken hebt ingesteld dat Rubriek 2 is gekoppeld aan een boekjaar, dan kan de rubriek in het taaksjabloon worden leeg gelaten; bij het aanmaken van de taken wordt hier dan automatisch het betreffende boekjaar toegekend.

3. Planning genereren

Ga naar ‘Beheer’ en selecteer onder kopje ‘Workflow’, ‘Planning genereren’:

Maak dan een keuze uit de ‘Taaksjablonen’ en klik op ‘OK’­.

Klik je bij een klant (relatie waar het vinkje KLANT aan staat) in de klantenkaart op ‘Planning & Voortgang’, dan wordt de planning daar ook voor die ene klant neergezet. Wat je ziet, zijn dan de taaksjablonen (planning) in het lichtgrijs, de planning is nog niet geactiveerd. Selecteer bij de 3 puntjes aan de rechterkant ‘Planning activeren’ om de taak aan te maken.

4. Taken aanmaken

De planning zal naar boven springen en krijgt een donkergrijze kleur.

Kies ‘Wijzig deze Planning’ om de Taken aan te maken.

Vul de gewenste gegevens in die van toepassing zijn op deze klant en druk op ‘OK’.

De taak wordt aangemaakt.

Onder de drie puntjes vind je de acties voor de taak en kun je de planning wijzigen of deactiveren.

5. Workflows aanmaken

Ga naar ‘Beheer’, kies onder kopje ‘Workflow’, ‘Workflows’.

Hier vind je een overzicht van de ‘Workflows’ en kun je nieuwe ‘Workflows’ toevoegen. Kies ‘Toevoegen’ en vul een naam in. In dit voorbeeld maken we workflow ‘JR’ aan.

In workflow ‘JR’ kunnen we nu taaksjablonen toevoegen.

Kies toevoegen en vul de gewenste Volgorde nummer in en kies de taak.

Voeg alle gewenste taken toe.

Stel vervolgens regels in voor elke taak, klik op de bovenste en kies de opvolgende taak, vul de gewenste aantal dagen in na gereed melden of na aanpassen van de actiedatum van de oorspronkelijke taak.

Indien gewenst kunnen er meerdere regels worden toegevoegd.

Zodra de workflow taken aan elkaar zijn gekoppeld, zullen ze bovenaan verschijnen bij ‘Voortgang & Planning’ bij iedere klant.

Voor klanten die vanuit de Desktop App van RADAR overstappen:

Belangrijke verschillen ten opzichte van ‘Workflow Beheer’ in de Desktop App:

  • Planning en voorgang staan bij elkaar op 1 pagina;
  • Schematische weergave van periodieke taken en workflows;
  • Kleurcodering taak afgehandeld (groen), taak te laat (rood) en taak in planning (grijs);
  • Actieve en inactieve taken zichtbaar in 1 overzicht.

 

Let wel: ‘Planning bewerken’, om de planning voor meerdere klanten in 1 overzicht aan te passen, is nog niet beschikbaar in het Web. Dit dient in de Desktop App gedaan te worden. (20-10-2020)

 

Zie voor uitgebreidere beschrijvingen de handleidingen met betrekking op Workflow Beheer (voor de Desktop App) op de Serviceportal.

Zie hier de video om Workflow taken aan elkaar te koppelen in de Desktop App.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen
Het spijt ons dat we u niet hebben kunnen helpen. Als u feedback geeft, kunnen we het artikel verbeteren.