Lees hier meer... |
Het is mogelijk om vanuit Radar360 te e-mailen. Je kunt als gebruiker E-mails versturen en ontvangen, als je als gebruiker de juiste rechten hebt voor het e-mailen. Lees hier meer over de rechten...
- Lees hier meer over inkomende E-mails.
- Lees hier meer over uitgaande E-mails.
- Lees hier meer over het beheren van E-mailinstellingen.
Hieronder vind je algemene uitleg over het opstellen, versturen en bekijken van een E-mail. Tevens vind je informatie over het selecteren van afzenders en ontvangers, het gebruik van E-mailsjablonen en het gebruik van E-mailhandtekeningen.
E-mail opstellen
- Aan de linkerkant van het scherm kun je de algemene gegevens invullen: Ontvanger, eventueel een CC en BCC adres, Onderwerp, Rubrieken, en dergelijke. Meerdere E-mailadressen kun je invoeren met een puntkomma tussen de adressen.
- Als gebruiker kun je bij je Account instellen welke Rubrieken en Documenttype je initieel wilt gebruiken bij het inlezen en verzenden van een E-mail. Lees hier meer over het instellen van je Account...
- Voor de validatie van de Rubrieken wordt gebruik gemaakt van de Document instellingen. Lees hier meer over de validatie...
- Aan de rechterkant van het scherm kun je de E-mail opstellen. Boven het tekstvak heb je opties voor de layout van de E-mail.
- Je kunt als Beheerder een default lettertype instellen voor E-mails, als medewerker kan je dit bij iedere E-mail nog handmatig aanpassen.
- Je kunt gebruik maken van Sjablonen die je hebt aangemaakt via het Beheer. Aan de linkerkant kan je bovenin kiezen voor een Sjabloon die dan automatisch in de E-mail getoond wordt. Alleen de beheerder kan nieuwe Slablonen aanmaken en bestaande Sjablonen aanpassen. Lees hier meer over het beheren van E-mailsjablonen...
- Je kunt een standaard Handtekening voor je E-mails instellen, maar ook per E-mail aangeven welke Handtekening je wilt gebruiken. Lees hier meer over het instellen van je Handtekening...
- Het is mogelijk om een E-mail op te slaan in concept, waarna je de E-mail kunt bekijken en versturen vanuit Outlook. Zodra de E-mail verstuurd is, wordt de status van de E-mail in Radar360 aangepast. De E-mail kan niet als concept verstuurd worden via Radar360.
- Om een ontvanger te selecteren heb je 2 mogelijkheden. Je kan het E-mailadres invullen in de balk, als je op CC en/of BCC klikt krijg je de mogelijkheid om deze gegevens ook in te vullen. Als je meerdere E-mailadressen wilt invoeren kan je deze naast elkaar neerzetten met een ; tussen de adressen in.
- De andere mogelijkheid die je hebt is het klikken van de 3 puntjes links van de adresregel, via hier kan je zowel externe adressen (van andere relaties) kiezen, of interne adressen (van medewerkers).
- Je kunt bij een E-mail ook bijlagen zoals afbeeldingen en documenten meesturen. Links boven in de testeditor heb je een paperclip, als je hier op klikt kan je een bestand als bijlagen meesturen. Als je op het documentje ernaast klikt kan je een document, die opgeslagen staat op Sharepoint, als bijlagen toevoegen. Je kunt tot 25MB aan bijlagen meesturen, dit kan 1 bijlagen zijn maar dit mogen er ook meer zijn.
E-mail bekijken
Overzichtsscherm E-mails
Binnen de applicatie kun je via het hoofdmenu naar het overzicht van E-mails. Hier zie je een overzicht van alle E-mails. Dit overzicht werkt qua sortering en filtering als alle andere overzichten. Afhankelijk van de status van de E-mail kun je via het contextmenu (rechtermuisklik op de gewenste regel) verschillende acties uitvoeren. De verschillende statussen kunnen zijn:
- Concept (uitgaande E-mail): Indien de status van de E-mail Concept is, kan de E-mail alleen nog via Microsoft Outlook worden verstuurd. Lees hier meer over het maken van een concept E-mail...
- Nieuw (uitgaande E-mail): Indien de status van de E-mail Nieuw is, dan is er waarschijnlijk iets fout gegaan bij het versturen van de E-mail en moet de E-mail opnieuw verzonden worden. Dit kan door de E-mail te selecteren en op de knop Verzenden te klikken, of door het contextmenu (met rechtermuisknop) te openen en op de knop Verzenden te klikken.
- Ingelezen (inkomende E-mail): Indien de status van de E-mail Ingelezen is, dan is de E-mail vanuit de gekoppelde Microsoft Outlook in Radar360 ingelezen. Je kunt nu de E-mail in Radar360 bekijken en verder verwerken.
- Verzonden (uitgaande E-mail): Indien de status van de E-mail Verzonden is, heb je de E-mail verzonden naar de geadresseerde.
- Opgeslagen (inkomende en uitgaande E-mail): Indien de status van de E-mail Opgeslagen is, dan is de E-mail opgeslagen in je gekoppelde SharePoint. Lees hier meer over het instellen van opslaan op Sharepoint...
De status Opgeslagen biedt via het contextmenu de extra opties om te openen in Microsoft Sharepoint en te downloaden vanuit Microsoft Sharepoint.
Detailscherm van een E-mail
Als je een E-mail opent in het detailscherm van de applicatie, dan heb je de volgende opties:
- Beantwoorden: Het E-mail opstellen scherm wordt geopend en je kunt de E-mail nu beantwoorden. Het Aan-veld wordt automatisch gevuld met het E-mailadres van de afzender van de E-mail, maar je kunt dit nog wijzigen. Als je een antwoordadres hebt ingesteld, dan is dit het E-mailadres wat in het Aan-veld ingevuld wordt. Je kunt in de Editor een antwoord opstellen en de E-mail verzenden.
- Allen beantwoorden: Het E-mail opstellen scherm wordt geopend en je kunt de E-mail nu beantwoorden. Het Aan-veld wordt automatisch gevuld met alle E-mailadressen van de AAN en CC uit de geselecteerde E-mail.
- Doorsturen: Het E-mail opstellen scherm wordt geopend en je kunt de E-mail nu doorsturen. Het Aan-veld blijft leeg, zodat je hier het E-mailadres in kunt vullen waar je de E-mail naar wilt doorsturen.
- Opslaan: Er zijn twee opties voor opslaan. De knop Opslaan slaat de E-mail op in Radar360. De knop Opslaan in Sharepoint slaat de E-mail op in SharePoint. Als de E-mail de status Ingelezen heeft, moet je eerst een Relatie koppelen aan de E-mail voordat je deze kan opslaan.
- Relatie: aan de linker kant van het E-maildetailscherm heb je bij het bekijken van een E-mail de mogelijkheid om de relatie hiervan aan te passen. Als de E-mail in Sharepoint opgeslagen staat dan zal de E-mail van de ene map naar de andere map verplaatst worden. Als je een E-mail opslaat moet je hier altijd een Relatie aan koppelen.
E-mail opslaan
Bij zowel de E-mailsjablonen als bij het opstellen van een E-mail zelf is het mogelijk om aan te geven of de E-mail moet worden opgeslagen in Radar360 en SharePoint.
- Binnen het opstellen van een E-mail heb je linksonder de mogelijkheid om vinkjes aan te zetten. Zo kan je het vinkje voor Radar360 aanzetten, dan zie je de E-mail terug in het overzicht bij de betrokken Relatie.
- Als je geen vinkje zet achter Radar360, dan zie je de E-mail NIET terug in het overzicht en bij de betrokken Relatie.
- Als je het vinkje achter Radar360 aan hebt staan, dan heb je ook de keuze om de E-mail wel of niet op te slaan in SharePoint. Zet voor het opslaan het vinkje aan achter Sharepoint.
- In de Beheermodule kun je het opslaan in SharePoint automatisch aanzetten. Lees hier meer over het opslaan in SharePoint...
- Alleen opslaan in SharePoint is niet mogelijk.
- Als je een E-mail wilt opslaan in SharePoint moer je hier altijd eerst een Relatie aan koppelen. De E-mail komt dan in het mapje van de Relatie terecht. Als je Rubrieken hebt gekozen voor de E-mail, dan kan je de E-mail vinden bij de Relatie > Naam Rubriek 1 > Naam Rubriek 2 > Naam Rubriek 3.
- Bij het opslaan van een E-mail met bijlages kun je aangeven of je de bijlages ook wilt opslaan.