Lees hier meer... |
Het is mogelijk om vanuit Microsoft Outlook E-mails in te lezen in Radar360 en vervolgens op te slaan, te beantwoorden en door te sturen naar derden.
Je hebt als gebruiker de juiste rechten nodig om E-mails te kunnen inlezen. Lees hier meer over het instellen van de rechten.
Instellingen voor Inkomende E-mail
Voordat je E-mails kunt inlezen, moet je in je Account instellen vanuit welke Outlook map je de E-mails wilt inlezen. Daarnaast kun je ook instellen wat je wilt doen nadat de E-mails zijn ingelezen in Radar360.
- Ga naar je Account via je profielfoto rechtsboven in het scherm.
- Vervolgens klik je in het volgende scherm op de link E-mailinstellingen.
- Als je de rechten hebt om in te lezen, dan kun je nu klikken op het tabblad Inkomend. Heb je hier geen rechten voor, dan wordt het tabblad niet getoond.
- Je kunt hier gegevens instellen voor het inlezen van E-mails:
- Map voor inlezen van E-mails: Hierin zet je de naam van een bestaande hoofdmap uit Outlook, het mag dus geen submap van een ander map zijn. We adviseren daar een aparte map voor te kiezen zoals "Radar360". Zo kan je als gebruiker zelf bepalen vanuit Outlook welke e-mails je in Radar360 wilt zetten. De E-mails in deze map worden vervolgens ingelezen in Radar360. Ingelezen E-mails worden niet nogmaals ingelezen, als ze in de map in Outlook blijven staan.
- E-mails verplaatsen na inlezen: Als deze checkbox aanstaat, dan worden de E-mails na het succesvol inlezen in Radar360 verplaatst naar een andere map in Outlook. Deze map moet een naam van een bestaande hoofdmap bevatten, anders wordt de E-mail niet ingelezen en verplaatst. We adviseren deze map bijvoorbeeld "Radar360 ingelezen" te noemen zodat de verschillende mappen bij elkaar in Outlook gepresenteerd worden.
- E-mails verwijderen na opslaan in SharePoint: Als deze checkbox aanstaat, dan worden de ingelezen E-mails die je handmatig opslaat in SharePoint automatisch verwijderd uit Outlook.
- Je kunt aan de rechterkant Standaard rubrieken en Documenttype instellen. Elke ingelezen E-mail wordt dan voorzien van deze gegevens.
- Bij het bekijken van een E-mail heb je altijd de mogelijkheid om de Rubrieken en het Documenttype aan te passen.
Inlezen van E-mails
Vanuit het overzichtsscherm van E-mails kun je E-mails vanuit Outlook inlezen. Hierboven staat beschreven hoe je kunt instellen welke map in Outlook wordt ingelezen en wat er na inlezen met de E-mails in Outlook moet gebeuren. Hieronder vind je de stappen die je moet zetten, om E-mails daadwerkelijk in te lezen in Radar360.
- Klik in het linker menu onder de module CRM op de optie E-mails. Je ziet nu een overzicht van alle E-mails die beschikbaar zijn in Radar360.
- Aan de rechterkant van het overzicht heb je de mogelijkheid om een filter op het overzicht in te stellen. Het standaardfilter is ingesteld op Privacygevoelig Nee.
- Boven het overzicht zie je de knop Inlezen.
- Als je op de knop Inlezen klikt, dan verschijnt een popupscherm met de vraag of je zeker weet dat je nieuwe E-mails wilt inlezen.
- Klikken op de knop OK zorgt ervoor dat de eerste 10 E-mails die nog niet zijn ingelezen worden ingelezen. Heb je minder dan 10 niet ingelezen E-mails, dan worden alle E-mails ingelezen die nog niet eerder zijn ingelezen. Heb je meer dan 10 nog niet ingelezen E-mails, dan kun je nogmaals op de knop Inlezen klikken, om zo de volgende 10 E-mails te kunnen inlezen.
- Als een E-mail eenmaal is ingelezen in Radar360, dan wordt deze E-mail de volgende keer niet nogmaals ingelezen.
- Na het succesvol inlezen van E-mails krijgen deze E-mails de status Ingelezen in het overzicht.
- Indien bij het inlezen van een E-mail een uniek E-mailadres (binnen Radar360) is gebruikt, dan wordt de E-mail automatisch gekoppeld aan de relatie met ditzelfde E-mailadres.
- Indien bij het inlezen van een E-mail niet een uniek E-mailadres is gebruikt, dan moet je als gebruiker zelf een eventuele Relatie koppelen aan deze E-mail.