Als beheerder kun je binnen Radar360 aangeven of je rubrieken verplicht wilt stellen of niet. Dit kun je doen voor taken, notities en documenten. Derubrieken zijn dezelfde, maar het gebruik wijkt iets af van elkaar.
Instellen voor notities en taken
Voor het instellen van validatie van rubrieken voor notities en taken moet je beheerder van de applicatie zijn.
- Ga naar Beheer > Notities & Taken > Instellingen.
- Als je wilt dat een rubriek bij een taak WEL verplicht moet worden ingevuld door de gebruiker, dan zet je het vinkje van de rubriek aan.
- Als je wilt dat een rubriek bij een taak NIET verplicht moet worden ingevuld door de gebruiker, dan zet je het vinkje van de rubriek uit.
- Klik op de knop Opslaan om de instellingen op te slaan.
Instellen voor documenten
Ook voor het instellen van de validatie van rubrieken voor documenten (en e-mails) moet je beheerder van de applicatie zijn.
- Ga naar Beheer > Documenten > Instellingen > Tabblad Algemeen.
- Als je wilt dat een rubriek bij een taak WEL verplicht moet worden ingevuld door de gebruiker, dan zet je het vinkje van de rubriek aan.
- Als je wilt dat een rubriek bij een taak NIET verplicht moet worden ingevuld door de gebruiker, dan zet je het vinkje van de rubriek uit.
- Klik op de knop Opslaan om de instellingen op te slaan.
Versturen van e-mails
Je kunt bij de e-mailinstellingen aangeven dat e-mails automatisch moeten worden opgeslagen in Sharepoint. Als je hier voor kiest, dan wordt bij het versturen van een e-mail direct gevalideerd of de verplichte rubrieken gevuld zijn. Als dit niet het geval is, dan wordt de e-mail niet verstuurd. Als je vervolgens de rubrieken invult in het detailscherm van de e-mail en vervolgens de e-mail verstuurt, dan lukt dit wel.
Als je er voor kiest om r-mails niet automatisch op te slaan in Sharepoint, dan wordt bij het versturen van een r-mail niet gevalideerd of verplichte rubrieken gevuld zijn. Als je handmatig de E-mail wilt opslaan in Sharepoint, dan wordt wel gecontroleerd of de verplichte rubrieken gevuld zijn zoals ingesteld. Je kunt op de hieronder beschreven manier alsnog de rubrieken invullen en de e-mail opslaan in Sharepoint.
- Open de e-mail in Radar360.
- Vul de verplichte rubrieken in en klik op de knop Opslaan.
- Klik vervolgens met rechts op de e-mail, die je wilt opslaan en kies voor Opslaan in Sharepoint.
- De e-mail is nu wel opgeslagen.
Versturen van taake-mails
Ook bij het versturen van taake-mails kun je rubrieken verplichten. Het is wel zaak om hier goed verschil te maken tussen taken en e-mails (documenten) omdat dit heel erg op elkaar lijkt, maar ze beide hun eigen validatie hebben.
Voor het versturen van een taake-mail is het nodig om een sjabloon te maken. Lees hier meer over het maken van e-mailsjablonen.
Bij een taak wordt gecontroleerd of de verplichte rubrieken van een taak goed zijn ingevuld. Als je vervolgens de taak wilt e-mailen, dan dien je in het taake-mailsjabloon de juiste rubrieken al ingevuld te hebben. Doe je dit niet, dan wordt de taak niet via e-mail verstuurd.