Algemeen
- Ga naar Beheer > Documenten > Instellingen > Algemeen.
- Vink aan of je rubrieken verplicht wilt stellen en zo ja welke.
- Vink aan of je wilt dat de tekst van Betreft wordt opgenomen in de bestandsnaam van het document.
- Kies de standaard taal die je wilt gebruiken voor documenten.
- Kies het aantal maanden dat je standaard terug wilt.
Bestandsstructuur
- Ga naar Beheer > Documenten > Instellingen > Bestandsstructuur.
Inlezen
- Ga naar Beheer > Documenten > Instellingen > Inlezen.
- Je kunt hier kiezen of je documenten standaard wilt inlezen vanuit de Cloud Opslag.
- Bij het tabblad Overslaan kan je verdere instellingen doen wat betreft het inlezen van documenten. je kan hier kiezen welke extensies, mappen en paden je wilt overslaan bij het inlezen.
Nummering
- Ga naar Beheer > Documenten > Instellingen > Nummering.
- Ga naar het tabblad Nummering.
- Op dit scherm kun je als beheerder voor meerdere documentsoorten instellen of en welke unieke nummering moet worden gebruikt:
- De instellingen die je hier hebt ingevoerd, worden gebruikt voor de nummering van de verschillende documenten in de CRM module.
- Aantal posities: Hier kun je invullen uit hoeveel cijfers het unieke nummer moet bestaan. Indien het unieke nummer kleiner is dan het aantal cijfers ingevuld, dan wordt het nummer aangevuld met voorloopnullen.
- Onderscheid maken in inkomend en uitgaand: Door het vinkje aan te zetten, kun je onderscheid maken in de nummering voor inkomende en uitgaande documenten. Meer uitleg over wat inkomend en uitgaand is, lees je hieronder.
- Onderscheid maken in documenten en e-mails: Door het vinkje aan te zetten, kun je onderscheid maken in de nummering voor documenten en e-mails.
- Als je beide vinkjes aanzet, dan kun je voor 4 verschillende soorten documenten de nummering instellen.
- Bij het nummeren zijn de definities van Inkomend en Uitgaand als volgt:
- Inkomend: Een document is aangemaakt door een bestand te uploaden (dat in principe is binnengekomen of ingescand, vandaar inkomend).
- Uitgaand: Een document is aangemaakt o.b.v. een sjabloon (en is in principe bedoeld om daarna te versturen, vandaar uitgaand).