De ValidSign integratie werkt alleen als je gebruik maakt van SharePoint voor de documentenopslag en beschikt over de module Digitaal tekenen. Heb je deze module niet, neem dan contact op met de servicedesk.
Instellen van de koppeling
- Ga naar Beheer > Koppelingen > Koppelingen.
- Klik op het tablad Overige.
- Klik vervolgens op de tegel ValidSign.
- Vul je API key in en geef de naam van een van je accounts op als afzender van de e-mailberichten die ValidSign gaat sturen.
De API key kun je in ValidSign vinden. Log in in je ValidSign omgeving. Klik om pijltje achter je inlognaam (rechtsboven) en klik op Admin:
Aanpassen van je sjablonen
Klik hier voor informatie over het aanpassen van je Word-sjablonen voor ValidSign.
Gebruiken van ValidSign
- Ga naar de persoon aan wie je een document wilt gaan sturen en die dit digitaal moet tekenen.
- Het e-mailadres van deze persoon moet ingevuld zijn, net als de voor- en achternaam van de persoon.
- Maak een nieuw document aan en kies een sjabloon waar de codes in staan.
- Kies daarna om een .pdf te maken van dit document:
- Het volgende scherm verschijnt:
Als je in de lijst van mogelijke ondertekenaars niet alle verwachte medewerkers en personen ziet staan, dan staat er geen e-maildres ingevuld bij de gegevens.
Ga naar Beheer > Intern > Medewerkers en vul op het tabblad Contact het e-mailadres intern in.
Ga naar CRM > Personen en vul op het tabblad Contact het e-mailadres 1 in.
- De tekenvolgorde bepaalt wie als eerste de e-mail van ValidSign ontvangt. Het is handig om eerst intern te laten tekenen.
- In de mail die je krijgt zie je de begeleidende tekst en de naam van de afzender zoals bij het documentsjabloon is ingegeven.
- De eerste ontvanger kan vanuit de e-mail het document openen en direct klikken op de plek om te tekenen. Mocht het document niet in orde zijn en je tekent het niet, komt het niet bij de externe ondertekenaar.
- De PDF is gemaakt en via ValidSign verzonden:
- Zo ziet de e-mail eruit die beide partijen ontvangen:
- De kleurstelling en logo kun je laten inrichten door ValidSign.
- De tekst Met vriendelijke groet, RADAR software komt van het verzendaccount van ValidSign dat bij de instellingen van de koppeling in Radar360 is gekozen.
Ondertekenen via ValidSign
En na tekenen van de eerste ondertekenaar, ziet het document er zo uit:
En na het tekenen van de tweede ondertekenaar:
- Nadat beide partijen getekend hebben ontvang je van ValidSign weer een e-mail dat het gereed is.
- In Radar360 staan automatisch de "Offerte ValidSign Signed.pdf" en "Offerte ValidSign EVIDENCE.pdf".
- Het is mogelijk om via het zoekfilter van het documentenoverzicht te zoeken op de status van de ondertekening via ValidSign:
- Voorbeeld ValidSign status:
