In deze handleiding laten we stap voor stap zien hoe de functie Planning & Voortgang werkt.
Je vindt Planning & Voortgang op de Klantenkaart:
In één oogopslag zie je de taken die gekoppeld zijn in een Workflow, Periodieke taken en andere Taaksjablonen (planningen) die nog niet geactiveerd zijn.
Bovenaan zie je Workflows, daarin staan de taken die gekoppeld zijn aan elkaar, bijvoorbeeld alle taken voor de Jaarrekening, die elkaar opvolgen. Klik hier om Workflow taken aan elkaar te koppelen.
- Taken die afgehandeld zijn, zijn te herkennen aan een groene balk.
- Taken die nog niet zijn afgehandeld, hebben een grijze balk.
- Taken die te laat zijn, krijgen een rode balk.
Daaronder zie je de Periodieke Taken:
Planningen (inactieve taaksjablonen) die nog niet geactiveerd zijn, zie je onder de Periodieke Taken, deze zijn lichtgrijs van kleur, totdat je een planning activeert. Dat doe je door middel van de drie puntjes aan de rechterkant:
Inrichten Beheer
Voordat we tot dit overzicht komen, moeten we in Beheer een aantal zaken inrichten.
Taaksjablonen aanmaken
- Ga naar Beheer > Workflow > Taaksjablonen.
Hier zie je een overzicht van alle taaksjablonen en kun je nieuwe taaksjablonen aanmaken. - Voor het aanmaken van een nieuwe taaksjabloon, klik op de knop Toevoegen.
- Selecteer de Actiecode. Klik hier om Actiecodes aan te maken.
- Vul de Standaard duur in.
Je hebt de keuze uit minuten en uren. Deze duur wordt weergegeven in het overzicht van Voortgang & Planning. Verder kun je als je gebruik maakt van Power BI, een overzicht maken met hoeveel tijd je op periodieke taken hebt ingepland. - Selecteer de gewenste Periode voor deze taak, bijv. ieder(e) maand, kwartaal, jaar.
- Selecteer de Datum waarop de taak dient te starten.
- Kies de periode waar de taak Betrekking op heeft, let op: dit is later niet meer te wijzigen.
- Zet het vinkje aan bij Actief als je de planning wilt genereren bij alle klanten.
- Optioneel kun je de Rubrieken invullen.
Indien je bij de rubrieken hebt ingesteld dat een rubriek is gekoppeld aan een boekjaar, dan kan de rubriek in het taaksjabloon worden leeg gelaten. Bij het aanmaken van de taken wordt hier dan automatisch het betreffende boekjaar ingevuld. - Optioneel kun je de Verantwoordelijke Medewerker invullen.
- Selecteer de Uitvoerende Medewerker.
Indien er voor een taak geen Uitvoerende Medewerker is ingevuld, zal de taak niet gegenereerd worden en niet Actief zijn. - Klik op de knop Opslaan.
Planning genereren
- Ga naar Beheer > Workflow > Planning genereren.
- Selecteer vervolgens een of meerdere Taaksjablonen.
- Klik op de knop OK.
Klik je bij een klant (relatie waar het vinkje KLANT aan staat) in de klantenkaart op ‘Planning & Voortgang’, dan wordt de planning daar ook voor die specifieke klant neergezet. Wat je ziet zijn dan de taaksjablonen (planning) in het lichtgrijs, de planning is nog niet geactiveerd. Selecteer bij de 3 puntjes aan de rechterkant ‘Planning activeren’ om de taak aan te maken.
Planning bewerken
Via Planning bewerken kun je in bulk wijzigingen in taakplanningen doorvoeren. De werking van de functie lijkt op die van Bulkaanpassingen voor Relaties.
Planning bewerken bestaat uit meerdere stappen:
- Tijdens de eerste stap kun je een selectie van taakplanningen maken. Het is mogelijk om te filteren op een aantal gegevens:
- Actiecode
- Relatie
- Actieve taakplanningen
- Uitvoerende en verantwoordelijke Medewerkers
- Periode
- Rubrieken
- Categoriën
- De knop Alle velden herstellen zorgt ervoor dat het vorige zoekfilter wordt teruggezet.
De knop Annuleren zorgt ervoor dat alle filtervelden leeggemaakt worden.
Met de knop Verder ga je naar de volgende stap.
Met de knop Terug ga je naar de vorige stap. - Tijdens de tweede stap heb je de mogelijkheid om de zoekresultaten verder te verfijnen door het aan- en uitvinken van taakplanningen in het overzicht. Bovenin het scherm zie je staan hoeveel Taakplanningen initieel zijn geselecteerd.
- Bij de derde stap kun je aangeven welke velden er gewijzigd dienen te worden. De volgende velden kunnen gewijzigd worden:
- De vierde stap vraagt je om de geselecteerde wijzigingen te bevestigen voordat de gegevens daadwerkelijk aangepast worden.
- Na bevestiging keer je terug naar de eerste stap van het scherm nadat er rechtsonderin een melding is getoond dat de wijzigingen zijn doorgevoerd.
Taken aanmaken
- De planning zal naar boven springen en krijgt een donkergrijze kleur.
- Kies Wijzig deze Planning om de Taken aan te maken.
- Vul de gewenste gegevens in die van toepassing zijn op deze klant en klik op de knop OK.
De taak wordt aangemaakt. - Onder de drie puntjes vind je de acties voor de taak en kun je de planning wijzigen of deactiveren.
Workflows aanmaken
- Ga naar Beheer > Workflow > Workflows.
Hier vind je een overzicht van de Workflows en kun je nieuwe Workflows toevoegen. - Klik op de knop Toevoegen en vul een naam in.
- In workflow ‘JR’ kunnen we nu taaksjablonen toevoegen. Klik op de knop Toevoegen en vul de gewenste Volgorde nummer in en kies de taak.
- Voeg alle gewenste taken toe.
- Stel vervolgens regels in voor elke taak, klik op de bovenste en kies de opvolgende taak, vul de gewenste aantal dagen in na gereed melden of na aanpassen van de actiedatum van de oorspronkelijke taak.
- Indien gewenst kunnen er meerdere regels worden toegevoegd.
Zodra de workflow taken aan elkaar zijn gekoppeld, zullen ze bovenaan verschijnen bij ‘Voortgang & Planning’ bij iedere klant.
Voor klanten die vanuit de Desktop App van RADAR overstappen:
Belangrijke verschillen ten opzichte van ‘Workflow Beheer’ in de Desktop App:
- Planning en voorgang staan bij elkaar op 1 pagina;
- Schematische weergave van periodieke taken en workflows;
- Kleurcodering taak afgehandeld (groen), taak te laat (rood) en taak in planning (grijs);
- Actieve en inactieve taken zichtbaar in 1 overzicht.