Stappenplan Facturatie in Radar360

Hieronder volgt speciale informatie ter voorbereiding van de overstap.

Basisvoorwaarden

  • Je mag géén gebruik meer maken van het Facturatieproces (facturen openen, aanmaken, wijzigen, verwerken en e-mailen) in de Desktop App Facturatie.
    Er zijn veel belangrijke verschillen in de werking, waardoor de functionaliteit niet door elkaar gebruikt kan worden. Alleen als je specifieke instructies hebt ontvangen van de Servicedesk mag je in uitzonderlijke situaties nog gebruik maken van het Facturatieproces in de Desktop App. In alle andere gevallen zijn eventuele herstelkosten voor jouw rekening.

  • Je maakt al enige tijd succesvol gebruik van de functionaliteit Factureren zonder Word in de Desktop App en het maken van PDF facturen zonder de NOVA printer. Dit houdt ook in dat je de standaard lettertypes gebruikt. Je kunt dit controleren als in de Desktop App Facturatie onder Beheer > Factuurlayout de functie Factuur sjablonen scannen ontbreekt. Dan maak je gebruik van de optie Factureren zonder Word.
    Indien de knop Factuur sjablonen scannen nog wel aanwezig is, dan kunnen we de overstap wel maken, maar val je in eerste instantie terug op onze basisset. We kunnen namelijk niet garanderen dat jouw huidige sjablonen goed functioneren in het web. We kunnen deze sjablonen wel inlezen in het web om deze te testen. Ze moeten nagekeken worden of de factuur goed wordt aangemaakt. Dit kunnen we overigens doen zonder definitief over te zijn naar webfacturatie. Zolang we de facturen niet definitief verwerken in het web, kun je dit tussentijds 'onderzoeken' zonder dat het consequenties heeft.

  • Alle facturen zijn verwerkt, geprint en (indien van toepassing gemaild) vóór de overstap.

  • Je maakt geen gebruik van een maatwerk aanpassing binnen Radar360.

  • Historische documenten van Facturen (Word, PDF en UBL) worden niet overgezet naar het Web. Je dient deze zelf te bewaren voor naslagwerk en bewaarplicht. Deze documenten blijven in je eigen Verkenner omgeving staan. Het pad waar deze opgeslagen zijn is te vinden in de Desktop App Facturatie onder Beheer > Instellingen > Paden: Pad facturen.

  • Je kunt de bestaande Factuurlayouts zelf overzetten naar het Web. Hier kan de Servicedesk je bij adviseren.

  • Eventuele Factuurlayout instellingen van de Desktop App bij de relaties moet je zelf opnieuw inrichten of een Standaard bij de Factuurlayouts instellen. Als er heel veel Factuurlayouts bij relaties zijn ingesteld, overleg dan even voor de mogelijkheden met de Servicedesk.

  • Factureren in het Web is het best werkbaar op een gangbare desktop resolutie. Factureren is niet bedoeld voor kleine schermen zoals een telefoon.

 De volgende zaken zijn nieuw in het Web

  • Uren en Producten zijn geïntegreerd in 1 scherm.

  • Stap 2 en 3 geïntegreerd: dus na Uren ophalen worden direct de Factuurregels aangemaakt. Hierdoor zie je meteen welke detailregels bij welke factuurregels behoren. 

  • Facturen worden altijd direct als PDF aangemaakt.

  • Facturen worden in de Cloud opgeslagen en niet meer lokaal op een (netwerk-)schijf.

  • Microsoft Word wordt niet meer gebruikt voor het genereren van facturen.

  • NOVA PDF wordt niet meer gebruikt voor het aanmaken van de PDF facturen.

  • Factuurlayouts worden in Radar360 opgeslagen en niet meer lokaal op een (netwerk-)schijf.

  • De bestaande Factuurlayouts kunnen gebruikt worden (wel opslaan naar recente Word indeling als .docx en niet meer als .dotx).

  • Er kan apart Briefpapier ingesteld worden voor Facturatie (dus voor CRM ander Briefpapier).

  • Bij module Meerdere Administraties kan per Administratie een aparte Factuurlayout ingesteld worden, deze naam wordt niet meer gedeeld met alle andere Administraties.

  • Er kan een Standaard Factuurlayout ingesteld worden. Als je bij de Factuur geen Briefpapier kiest, dan wordt de Standaard Factuurlayout gebruikt. Uiteraard kan je wel een Factuurlayout per relatie instellen.

  • Er wordt geen gebruik gemaakt van Microsoft Outlook op de lokale PC/Terminal sessie voor het verzenden van Facturen per e-mail. Facturen worden verzonden via Radar360, maar wel met een eigen domeinafzender.

  • Bij het selecteren van de Termijnfacturen zie je meteen welke termijnen aangemaakt zullen worden.

  • Klanten met module Budgetten hebben nu ook de beschikking over de functionaliteit Periodieke facturen.

  • In een concept Periodieke factuur zijn nu ook OHW uren op te halen en kan je dus een combinatie factuur maken.

  • In het Zoekscherm van Facturen is het zoekfilter uitgebreid zodat je op OHW, Periodieke of Termijnfacturen kan zoeken.

  • De de Facturenlijst is direct zichtbaar of op een Factuur een Factuurlayout mist.

  • De Factuuropmerking is direct zichtbaar boven de factuur.

  • Facturen zijn ook geïntegreerd op de Relatiekaart.

  • Uitgestelde Uren-/Product regels én Factuurregels zijn te verbergen.

  • In de detailregels is de (interne) toelichting direct zichtbaar met een mouse-over actie.

  • Indien een aantal Uren of Tarief wordt aangepast, wordt het origineel met een mouse-over actie zichtbaar gemaakt. De aangepaste waarden zijn rood gekleurd.

  • Printen en verwerken is één actie: Definitief maken.

  • Naamgeving: Nog te verwerken facturen heten nu Conceptfacturen en Verwerkte en geprinte facturen heten nu Definitieve facturen.

  • Opnieuw verzenden van een Factuur is mogelijk.

  • Achteraf een niet-elektronische Factuur toch nog kunnen e-mailen.

  • Je kunt zelf het gebruikte e-maildomein instellen voor het verzenden van de e-mails voor Facturatie.

  • Je kunt een proef e-mail uitvoeren op een conceptfactuur en een definitieve factuur.

  • Je kunt gebruik maken van factuurstatussen om je factuurproces te stroomlijnen.

  • Het is nu optioneel om de PDF in te sluiten in de UBL.

De volgende zaken zijn nog niet beschikbaar in het Web

  • Aangezien stap 2 niet meer bestaat zijn de gegroepeerde maandregels niet in bulk aan te passen met betrekking tot Uren en Tarief.

  • Dashboard (Widget) Omzet per jaar.

  • Dashboard (Widget) Omzet per maand.

  • Dashboard (Widget) Omzet per grootboekrekening.

  • Export Facturen. Dit is de handmatige bestandsexport naar een exportformaat en uiteraard niet de synchronisaties naar de financiële pakketten. Dit is nog wel uit te voeren via de Desktop App. 

  • Export Relaties. Dit is de handmatige bestandsexport naar een exportformaat en uiteraard niet de synchronisaties naar de financiële pakketten. Dit is nog wel uit te voeren via de Desktop App.


De volgende functionaliteiten komen niet beschikbaar in het Web

  • Factuurbedrag aanpassen, vervolgens urenbedragen doorvoeren (dit is een maatwerk oplossing).

  • Afwijkend BTW tarief per factuur in het tabblad 4. Afhandeling.

  • Verzend via eVerbinding.

  • Kredietbeperking.

  • Import relaties Unit4. (dit is een maatwerk oplossing)


Stappenplan

  1. Je voldoet aan de basisvoorwaarden en geeft akkoord voor het activeren van de optie Factureren in het Web.

  2. Je plaatst zelf het gewenste mailsjabloon (Onderwerp, CC, BCC en inhoud/body) bij de Factuurlayouts.

  3. Vraag het gewenste e-maildomein aan via Beheer>Email Instellingen>Instellingen.

  4. Maak Factuurlayouts aan en koppel de de benodigde Word sjablonen die je gebruikt in de Desktop App. Het pad hiervoor is te vinden in de Desktop App Facturatie onder Beheer>Instellingen>Paden: Pad sjablonen.

  5. Stel het gewenste Briefpapier in via Beheer>Briefpapier.

  6. Stel eventueel een standaard Factuurlayout in via Beheer>Facturatie>Factuurlayouts (Of bij gebruik van de module Meerdere Administraties: Beheer>Licenties & Modules>Meerdere administraties. Kies bij het gewenste bedrijf bij de puntjes op het eind van de regel voor de optie Factuurlayouts.

  7. Valideer de gewenste Factuurlayouts bij de relaties: je kunt de Factuurlayouts instellen bij de relatie via de knop Bewerken>Tabblad Uren&Facturatie>Factuurlayout.

  8. Maak een nieuwe Conceptfactuur aan het bekijk het Concept in PDF via de knop Concept maken.

  9. Verzend deze factuur met een Proef e-mail (Kies onder de puntjes voor Proef E-mail)

  10. TIP: Begin met kleine aantallen te factureren in plaats van grote hoeveelheden.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen
Het spijt ons dat we u niet hebben kunnen helpen. Als u feedback geeft, kunnen we het artikel verbeteren.