Hieronder vind je een stap-voor-stap beschrijving van het aanmaken, bewerken en verwijderen van e-mailsjablonen in Radar360.
- Aanmaken van een e-mailsjabloon
- Bewerken van een e-mailsjabloon
- Archiveren / verwijderen van een e-mailsjabloon
- Instellen van e-mailsjablonen
Aanmaken van een E-mailsjabloon
- Ga naar Beheer > E-mailen via Microsoft 365 > Sjablonen.
- Klik op de knop Toevoegen om een nieuw e-mailsjabloon aan te maken.
- Je moet het sjabloon een naam geven, waardoor het sjabloon straks bij het gebruik duidelijk te vinden is.
- Per sjabloon moet je aangeven of het sjabloon gebruikt kan worden voor een bedrijf/familie en/of een persoon. Als je geen van beide opties aanvinkt, dan wordt het sjabloon niet getoond in de lijst bij de e-mail.
- Tevens kun je aanvinken dat de persoon verplicht is. In dit geval kun je niet het vinkje voor bedrijf/familie aanzetten.
- Je kunt al een standaard e-mailadres invullen. Als je niets invult, dan wordt het e-mailadres van de relatie/persoon waarvandaan je mailt, ingevuld.
- Je kunt alle velden verder naar wens invullen.
- Je kunt in het e-mailsjabloon gebruik maken van #hekjescodes#:
- Klik in het grote tekstvlak van een sjabloon.
- Boven in de balk vind je de optie Hekjescodes toevoegen.
- Als je klikt op deze optie, dan krijg je een dropdownlijst met alle hekjescodes die in een e-mailsjabloon gebruikt kunnen worden. De codes zijn gesorteerd per categorie: Algemeen, Relatie, Persoon, E-mail, Project, Taak, Medewerker, Vestiging, Administratie. De categorie Facturatie ontbreekt in deze dropdown, omdat het niet mogelijk is om factuurgegevens in deze CRM e-mails te krijgen.
- Als je niet goed weet wat een hekjescode inhoudt, ga dan met je muis over een code, zodat je de mouseover te zien krijgt. Hierin staat een beschrijving van de code. Bijvoorbeeld:
- Klik de hekjescode die je wilt gebruiken, deze wordt vervolgens in het sjabloon getoond op de plek waar je cursor staat bij het toevoegen van de code.
- Lees hier meer over het algemene gebruik van hekjescodes.
- Als je klaar bent, sla je het e-mailsjabloon op met de knop Opslaan en kun je het sjabloon gebruiken bij het aanmaken van een nieuwe e-mail.
Bewerken van een e-mailsjabloon
- Als je wijzigingen wilt doorvoeren bij een e-mailsjabloon, dan kun je dit doen door op de naam van het sjabloon in het overzicht te klikken.
- Je kunt nu de wijzigingen doorvoeren en als je klaar bent via de knop Opslaan deze wijzigingen opslaan.
Archiveren / verwijderen van een e-mailsjabloon
- Als je het e-mailsjabloon niet meer wilt gebruiken, klik dan op de optie Archiveren in het hamburgermenu achter de naam van het sjabloon. Het sjabloon wordt nu gearchiveerd.
- Als je het e-mailsjabloon helemaal wilt verwijderen, klik dan nogmaals op het hamburgermenu en klik nu op de knop Verwijderen.
Instellen van e-mailsjablonen
- Ga naar Beheer > E-mailen via Microsoft 365 > Sjablonen.
- In het overzicht van aanwezige e-mailsjablonen kun je één van de sjablonen aanvinken als Taake-mailsjabloon door het vinkje achter het sjabloon aan te zetten.
- Als je een ander e-mailsjabloon als Taake-mailsjabloon wilt gebruiken, dan wordt automatisch het eerder gezette vinkje weggehaald.
- Als je het vinkje voor Bulk aanzet dan wordt dit sjabloon getoond bij Selecties en Mailingen. Je kan één of meerdere bulksjablonen instellen.
- Je kan sjablonen instellen voor CRM, deze krijg je dan te zien als je een e-mail verstuurd via een relatie of persoon.
- Het instellen van een e-mailsjabloon kan alleen gedaan worden door een beheerder.