Bestanden worden ingelezen per relatie. Wanneer (mappen met) bestanden in de klantenmap op Sharepoint worden geüpload, aangemaakt of gesleept, herkent RADAR deze bestanden en kunnen ze worden ingelezen.
Instellingen van documenten
Om te kunnen starten met het inlezen van documenten in RADAR, ga naar Beheer > Documenten > Instellingen:
Onder het tabblad Algemeen vind je de algemene instellingen voor alle documenten, net als in de Desktop App. Deze instellingen hebben ook betrekking op het aanmaken van documenten in RADAR.
Onder tabblad Bestandstructuur wordt de mappenstructuur weergegeven. Een verschil met de Desktop App is dat de eerste map nu altijd de Relatie Code is. Vervolgens kan er gekozen worden voor de volgorde van de overige mappen, door ze naar het veld Actief te slepen.
In het onderstaande voorbeeld zijn de mappen als volgt ingedeeld: Relatie Code / Rubriek 1 code / Rubriek 2 code / Document Type.
In Sharepoint en in RADAR ziet het pad naar de map van een bestand er zo uit: .../20221013/2022/Administratie/SharePoint.
Doorgaans adviseren wij om deze opbouw niet te wijzigen. Zeker niet als je al enige tijd met RADAR en met de bestandsopslag gewerkt hebt.
Het tabblad Inlezen geeft de instellingen weer die het inlezen uit cloud storage (Sharepoint) mogelijk maakt. Vink het vakje aan als je gebruik wilt maken van deze functionaliteit:
Desgewenst kan bij de in te lezen bestanden een standaard documenttype worden aangemerkt (er staat een aantal standaard documenttypen in RADAR en je kunt ze ook toevoegen onder Beheer > Documenten > Documenttypes).
Onder het tabblad Inlezen > Overslaan kun je bestanden of bestanden in bepaalde mappen uitsluiten om in RADAR te registreren. Je kunt kiezen om bestanden uit te sluiten:
- met een bepaalde extensie (standaard worden bestanden met extensie .ac en .tmp niet geregistreerd in RADAR);
- die in een bepaalde map staan;
- die zich bevinden onder een bepaald pad.
Instellingen van medewerkers
De rechten van de medewerkers moeten ingesteld worden zodat ze rechten hebben voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van Documenten.
Instellingen voor Cloud Opslag
Het onderdeel voor het inrichten van de Cloud Opslag moet afgerond zijn. Controleer dit bij Beheer > Documenten > Cloud Opslag.
Is de laatste optie niet goed en werk je al een tijd met de Cloud Opslag van RADAR, neem dan even contact op met de servicedesk voor overleg. We kunnen de optie dan handmatig op akkoord zetten, zodat de inleesfunctie daarna gebruikt kan worden.
Inlezen van bestanden
Als alle instellingen zijn gedaan, kunnen de bestanden worden ingelezen.
- Ga naar de desbetreffende relatie en kies Documenten rechtsbovenin (onder het kopje Overzicht).
- Klik op Wijzigingen inlezen. (Let op! Inlezen betekent in dit geval het inlezen van nieuwe, gewijzigde en verwijderde bestanden)
- Er wordt een overzicht geladen van de Documenten die in Sharepoint zijn toegevoegd, gewijzigd of verwijderd.
- Reschtboven de lijst zie je het aantal Documenten dat is ingelezen.
- Icoontjes aan de linkerkant geven aan om welke mutatie het gaat.
Bij een uitroepteken (!) wordt de toelichting gegeven als je met het muispijltje erover heen gaat. - Ben je het eens met de lijst, klik dan op Uitvoeren.
- Staan sommige bestanden nog niet op de juiste locatie in Sharepoint, dan kun je deze eerst verplaatsen en daarna teruggaan naar dit scherm om alsnog in te lezen.
- De bestanden zijn geregistreerd in RADAR. Vanuit RADAR kunnen de bestanden worden getoond, gewijzigd en verwijderd.
Opnieuw inlezen van bestanden
- Bij Relatie > Documenten is de optie Alles opnieuw inlezen toegevoegd, zodat je de hele documentmap opnieuw kan inlezen.
- Als je de knop Uitvoeren bij Relatie > Documenten > Wijzigingen inlezen hebt gebruikt, wordt niet meer direct opnieuw ingelezen, maar moet je de knop Wijzigingen inlezen gebruiken.