RADAR360 heeft de module Digitaal tekenen, waarmee niet alleen gebruik gemaakt kan worden van ValidSign, maar ook van het toevoegen van gescande handtekeningen die in PDF documenten geplaatst kunnen worden.
Aanpassen van het Document Sjabloon
De documenten die vanuit de CRM module kunnen worden ondertekend, zijn de standaard documenten die normaliter al vanuit RADAR360 worden gemaakt. Om digitaal te kunnen ondertekenen, moet een Sjabloon echter van tevoren worden ingericht voor het plaatsen van een handtekening. Hiertoe moet een bladwijzer geplaatst worden in het te ondertekenen Document.
- Ga naar Beheer > Documenten > Sjablonen.
- Maak een nieuw Sjabloon aan of pas een bestaande aan. Lees hier meer over het maken van Document sjablonen.
- Open het Sjabloon waar je een handtekening aan wilt toevoegen, door te klikken op het Sjabloon. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
- Klik op Openen, hierdoor wordt het Word Sjabloon online geopend.
- Vervolgens kun je een Bladwijzer toevoegen:
- Selecteer de tekst, afbeelding of locatie in het document waarvoor je een bladwijzer wilt toevoegen.
- Klik op Invoegen > Bladwijzer.
- Typ onder Bladwijzernaam de naam handtekening en klik op Toevoegen.
- Je kunt het Document nu sluiten. De wijzigingen zijn automatisch opgeslagen in Sharepoint.
Toevoegen van een gescande handtekening
Voor het digitaal ondertekenen van documenten zijn gescande handtekeningen nodig.
Zorg ervoor dat iedereen die vanuit RADAR documenten zal gaan ondertekenen zijn of haar handtekening digitaal aanlevert:
- Hiervoor kan op wit papier een handtekening worden gezet – eventueel met blauwe inkt – die wordt ingescand en opgeslagen in .jpg- of .gif-format.
- Indien een medewerker bevoegd is om namens iemand te ondertekenen, laat je deze persoon ook een handtekening inscannen met ‘b/a’ (‘bij afwezigheid’) erbij.
Na het aanmaken van de handtekeningen moeten deze nog gekoppeld worden aan de juiste Medewerkers:
- Ga naar Beheer > Intern > Medewerkers en selecteer de Medewerker die zal gaan ondertekenen.
- Klik op het tabblad Handtekening.
- Voeg een bestandje (jpg of gif formaat) toe als Handtekening.
- Voeg indien gewenst een bestandje (jpg of gif formaat) toe als Handtekening b/a.
- Tevens kun je hier aangeven, welke Medewerkers gemachtigd zijn als de geselecteerde Medewerker afwezig is. Hierbij geldt: Ik machtig jou om voor mij te tekenen: Gebruiker A heeft een machtiging staan voor Gebruiker B.
- Medewerkers kun je niet tegelijk selecteren om toe te voegen, maar met Ctrl-Click kunnen wel meerdere medewerkers geselecteerd worden om te verwijderen.
Gebruiken van het Document Sjabloon
- Ga naar CRM > Documenten en voeg een Word Document toe via een Sjabloon waaraan de bladwijzer handtekening is toegevoegd.
- Je kunt ook naar een Relatie gaan en daar een Word Document toevoegen.
- Als het Document is aangemaakt, klik je op het hamburgermenu achter het document (Kaartweergave) of klik je op de rechtermuisknop voor het contextmenu (Tabelweergave) en klik je op PDF maken.
- Zet een vinkje bij Digitaal tekenen:
(Indien je geen ValidSign hebt, dan wordt het bovenste blok niet getoond). - Klik op PDF Maken.
- Nadat de PDF is aangemaakt, keer je terug in het overzicht van Documenten. Hier vind je ook de zojuist aangemaakte PDF.
- Als je klikt op het PDF bestand, dan wordt dit geopend en zie je dat de gescade handtekening is toegevoegd aan het Document.