In deze korte handleiding worden de mogelijkheden van de inleesfunctie in de webapplicatie beschreven. Het stappenplan laat de verschillende instellingen zien om het inlezen van bestanden vanaf Sharepoint naar Radar360 efficiënter te maken.
Bestanden worden ingelezen per relatie. Wanneer (mappen met) bestanden in de klantenmap op Sharepoint worden geüpload, aangemaakt of gesleept, herkent Radar360 deze bestanden en kunnen ze worden ingelezen.
Instellingen van documenten
Om te kunnen starten met het inlezen van documenten in Radar360, ga naar Beheer > Documenten > Instellingen:
Onder het tabblad Algemeen vind je de algemene instellingen voor alle documenten. Deze instellingen hebben ook betrekking op het aanmaken van documenten in Radar360.
Onder tabblad Bestandstructuur wordt de mappenstructuur weergegeven. De eerste map isaltijd de relatiecode. Vervolgens kan er gekozen worden voor de volgorde van de overige mappen, door ze naar het veld Actief te slepen.
In Sharepoint en in Radar360 ziet het pad naar de map van een bestand er zo uit: .../20221013/2022/Administratie/SharePoint.
Doorgaans adviseren wij om deze opbouw niet te wijzigen. Zeker niet als je al enige tijd met Radar360 en met de bestandsopslag gewerkt hebt.
Het tabblad Inlezen geeft de instellingen weer die het inlezen uit cloud storage (Sharepoint) mogelijk maakt. Vink het vakje aan als je gebruik wilt maken van deze functionaliteit:
Desgewenst kan bij de in te lezen bestanden een standaard documenttype worden aangemerkt (er staat een aantal standaard documenttypen in Radar360 en je kunt ze ook toevoegen onder Beheer > Documenten > Documenttypes).
Onder het tabblad Inlezen > Overslaan kun je bestanden of bestanden in bepaalde mappen uitsluiten om in Radar360 te registreren. Je kunt kiezen om bestanden uit te sluiten:
- met een bepaalde extensie (standaard worden bestanden met extensie .ac en .tmp niet geregistreerd in Radar360);
- die in een bepaalde map staan;
- die zich bevinden onder een bepaald pad.
Instellingen van medewerkers
De rechten van de medewerkers moeten ingesteld worden zodat ze rechten hebben voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van documenten.
Instellingen voor Cloud opslag
Het onderdeel voor het inrichten van de Cloud opslag moet afgerond zijn. Controleer dit bij Beheer > Documenten > Cloud Opslag. Is de laatste optie niet goed en werk je al een tijd met de Cloud opslag van Radar360, neem dan even contact op met de servicedesk voor overleg. We kunnen de optie dan handmatig op akkoord zetten, zodat de inleesfunctie daarna gebruikt kan worden.
Inlezen van bestanden
Als alle instellingen zijn gedaan, kunnen de bestanden worden ingelezen.
- Ga naar de desbetreffende relatie en kies rechtsbovenin voor Documenten (onder het kopje Overzicht).
- Klik op de knop Wijzigingen inlezen. (Let op! Inlezen betekent in dit geval het inlezen van nieuwe, gewijzigde en verwijderde bestanden).
- Er wordt een overzicht geladen van de documenten die in Sharepoint zijn toegevoegd, gewijzigd of verwijderd.
- Reschtboven de lijst zie je het aantal documenten dat is ingelezen.
- Icoontjes aan de linkerkant geven aan om welke mutatie het gaat.
Bij een uitroepteken (!) wordt de toelichting gegeven als je met het muispijltje erover heen gaat. - Ben je het eens met de lijst, klik dan op de knop Uitvoeren.
- Staan sommige bestanden nog niet op de juiste locatie in Sharepoint, dan kun je deze eerst verplaatsen en daarna teruggaan naar dit scherm om alsnog in te lezen.
- De bestanden zijn geregistreerd in Radar360. Vanuit Radar360 kunnen de bestanden worden getoond, gewijzigd en verwijderd.
Opnieuw inlezen van bestanden
- Bij Relatie > Documenten is de optie Alles opnieuw inlezen toegevoegd, zodat je de hele documentmap opnieuw kunt inlezen.
- Als je de knop Uitvoeren bij Relatie > Documenten > Wijzigingen inlezen hebt gebruikt, wordt niet meer direct opnieuw ingelezen, maar moet je de knop Alles opnieuw inlezen gebruiken.