Hieronder vind je een korte beschrijving hoe je uren kunt schrijven in Radar360.
- Urenoverzicht
- Uren invoeren
- Budgetvoortgang bij het schrijven
- Instellingen bij de uren
- Instellingen bij de medewerker
- Instellingen voor een medewerker voor budgetvoortgang
Urenoverzicht
- Ga naar UREN > Mijn Uren
- Je ziet het urenoverzicht van vandaag. Je kunt vanaf dit overzicht meerdere acties uitvoeren:
- Datum kiezen, lees hier meer...
- Dagen bevestigen, lees hier meer...
- Uren controleren, lees hier meer...
- Rapport, lees hier meer...
- Collega kiezen, lees hier meer...
- Uren invoeren
- Uren overnemen: Hiermee kun je uren van een andere dag kopiëren naar vandaag. Je kunt alleen uren van jezelf overnemen en NIET voor een andere collega deze actie uitvoeren.
- Producten invoeren
Uren invoeren
- Klik op de knop Uren invoeren om een urenregel toe te voegen. Een popupscherm wordt getoond waar je de benodigde informatie kunt invullen.
- Je kunt de uren invoeren met de muis of met de toetsen.
In de volgende uitleg geven we aan hoe je met de toetsen kunt navigeren. Alleen in de lijst van treffers bij een relatie zul je de muis moeten gebruiken.
- Voer de tijd in. Je kunt hier kiezen voor getal- of tijdnotatie (inclusief begin- en eindtijd invoeren). Dit is in te stellen bij Beheer > Intern > Medewerkers, tabblad Uren. Lees hier meer over het instellen van de urennotatie.
- Gebruik TAB om naar het volgende veld te gaan.
- Wil je de activiteit direct intypen met de toetsen, druk dan eerst op ENTER, daarna kun je een stukje van code of naam intypen en met de knop Enter kun je de gewenste activiteit selecteren.
- Typ een stukje van het nummer of de naam van de relatie van minimaal 2 tekens.
- Wacht tot een lijst met treffers wordt gevonden.
- In deze lijst moet je met de muis de juiste kiezen. Is er maar 1 resultaat dan wordt die automatisch gekozen.
- Door op het vergrootglas te klikken kun je makkelijk weer een nieuwe zoekopdracht geven.
- Afhankelijk van je instellingen wordt het deelproject gekozen of kies je dit zelf op dezelfde manier als een activiteit of project.
- Voeg eventueel de toelichting voor de bijlage bij de factuur (Factuur toelichting) en/of de interne toelichting (deze wordt zichtbaar als je in een factuur op een urenregel dubbelklikt). Het is mogelijk voor een beheerder om bij een activiteit een standaard factuur toelichting en Interne toelichting in te voeren. Deze standaard toelichting kan door de gebruiker worden overschreven. Lees hier meer over het invoeren van standaard toelichtingen.
- Afhankelijk van je instelling is de administratie (module Meerdere bedrijven) automatisch gekozen of kies je dit handmatig.
- Toets TAB en ENTER om de regel te bevestigen of klik op de knop OK.
- Als je de regel bevestigt en er is GEEN tarief voor de regel beschikbaar, dan wordt een waarschuwing getoond. De regel wordt wel gewoon opgeslagen.
|
Budgetvoortgang bij het schrijven
Indien je organisatie gebruik maakt van projecten en budgetten is het mogelijk om bij het schrijven van een urenregel op de popup de budgetvoortgang te zien. Hiervoor is het nodig dat een beheerder een aantal instellingen goed zet.
- Zorg ervoor dat de instellingen voor standaard tarieven juist is ingesteld: Per activiteit of Per medewerker.
- Zorg ervoor dat er tarieven voor activiteiten en/of medewerkers aanwezig zijn vanaf minimaal de ingangsdatum van de projecten.
- Zorg ervoor dat bij de medewerker die de uren schrijft het recht om budgetvoortgang te zien aan staat.
- Als bovenstaande goed is ingesteld, dan zie je op de popup voor het schrijven van een urenregel de voortgang van het bijbehorende budget.
Instellingen bij de uren
Afhankelijk van de modules die je hebt zijn diverse instellingen mogelijk.
- Ga Beheer > UREN > Instellingen.
- Als je niet de module Budgetten hebt dan zie je alleen de opties bij uren. Je kunt het (deel)project verplicht stellen.
- Als je wel de module Budgetten hebt dan kun je ervoor kiezen om je budgetten zo in te richten op deelprojectniveau dat er in elk budget op deelprojectniveau elke activiteit uniek wordt benoemd. Dan kun je vervolgens aanzetten dat Radar360 op basis van de combinatie van activiteit, relatie en hoofdproject automatisch weet welk deelproject gekozen moet worden.
- Als er geen deelproject is waarin een budget is met die activiteit dan blijft het deelproject leeg.
Instellingen bij de medewerker
Op Medewerkerniveau heb je ook een aantal instellingen.
- Ga naar Beheer > Intern > Medewerkers.
- Selecteer een medewerker door er op te dubbelklikken.
- Ga naar het tabblad Uren:
- Je kunt een standaard activiteit kiezen voor deze medewerker. Deze activiteit wordt dan bij elke nieuwe urenregel automatisch gekozen.
- Per medewerker kan ingesteld worden welke notatie er gebruikt moet worden bij het invoeren van een urenregel.
- Als je niet wilt dat een medewerker meer dan 24 uur per dag kan schrijven, zet dan het vinkje aan bij de optie Maximaal 24 uur per dag boeken.
- Je kunt aangeven of je bij het uren controleren wilt vergelijken op werktijden per dag of per week. Als je instelt dat je de uren wilt vergelijken per week, dan krijg je 3 extra velden op het scherm te zien, die weergeven hoeveel uur er die week geregistreerd is, hoeveel weekcapaciteit er is en hoeveel uren er nog resteren:
- Gebruik je de module Meerdere administraties, dan kies je bij welke administratie de medewerker hoort en op basis van welk gegeven de administratie per urenregel bepaald wordt.
- Gebruik je de module Budgetten, dan staat hier standaard project.
- Alleen als er geen project bij een relatie is kan worden afgeweken van de administratie door het aanzetten van de optie Administratie wijzigen toegestaan.
- Gebruik je geen module Budgetten, dan kies je hier of de administratie van de medewerker of de administratie van de relatie wordt gekozen.
- Een medewerker kan met de optie Administratie wijzigen toegestaan eventueel de administratie in een urenregel nog wijzigen.
- Als een medewerker ook beheerder is dan kan die medewerker de administratie altijd nog wijzigen (tenzij sowieso de administratie niet kan wijzigen omdat dit bepaald wordt door het deelproject dat gekozen is).
Instellingen voor een medewerker voor budgetvoortgang
Buiten de instellingen die een beheerder voor urenschrijven kan doen per medewerker, is het ook mogelijk om per medewerker in te stellen of hij bij het urenschrijven mag zien hoe de voortgang van een budget is. Voor het instellen van dit recht heeft de gebruiker beheerrechten nodig:
- Ga naar Beheer > Intern > Medewerker.
- Selecteer de gewenste medewerker.
- Ga naar het tabblad Uren.
- Zet hier het vinkje aan voor Budgetvoortgang.
