Binnen Radar360 is het mogelijk om op een conceptfactuur een bedrag op de factuurregel van uren aan te passen naar een hoger of lager bedrag. De reguliere werking is dat je de aanpassing op het factuurregelbedrag alleen daar toepast en het verschil niet verdeelt over de onderliggende urenregels van die factuurregel.
Je kunt er ook voor kiezen om wél het verschil te verdelen over de onderliggende regels. Daarmee sluit een eventuele bijlage met een specificatie beter aan bij de factuur.
Je kunt kiezen voor de volgende opties voor het verdelen:
- Bij aanpassen factuurregel het verschil met de urenregels gewoon laten bestaan. (Dit is de standaard)
- Bij aanpassen factuurregel het verschil zo goed mogelijk verdelen over de uren van de urenregels.
- Bij aanpassen factuurregel het verschil zo goed mogelijk verdelen over het tarief van de urenregels.
- Bij aanpassen factuurregel het verschil boeken op een nieuwe urenregel.
Deze instellingen zijn te beheren door een Beheerder Facturatie onder Beheer → Facturatie → Instellingen en dan te kiezen voor tabblad Uren factureren. Er moet minimaal 1 optie gekozen worden.
Je moet bij de optie "Bij aanpassen factuurregel het verschil boeken op een nieuwe urenregel." een fictieve medewerker kiezen waarop het verschil geboekt kan worden. Een fictieve medewerker mag je altijd aanmaken zonder dat deze meetelt in je licentie.
In een conceptfactuur krijg je volgende keuze als je een bedrag op een urenfactuurregel aanpast:
In dit voorbeeld zijn alle opties actief. Als je bij de facturatie-instellingen minder opties actief hebt staan, wordt dat hier ook beperkt.
Let op:
Aandachtspunten voor verdelen over de uren en over tarief:
De optie verdelen over de uren en verdelen over tarief kan ervoor zorgen dat het gekozen bedrag niet voor 100% in centen verdeeld kan worden over de onderliggende regels. Met name bij het verdelen over de uren kan dit voorkomen. De oorzaak is dat de kleinste eenheid van een uur (dus 0,01 uur) x een tarief (zeg € 93,50) nooit kleiner kan zijn dan 0,01 x € 93,50 afgerond € 0,94 is. Dus het aan te passen bedrag op de factuurregel moet minimaal een veelvoud van dit kleinste bedrag zijn.
Aandachtspunten voor extra urenregel voor fictieve medewerker:
Bij het verdelen met de optie "Extra urenregel voor fictieve medewerker" is altijd het volledige bedrag te verdelen omdat dit dezelfde kleinste eenheid krijgt als de factuurregel (namelijk € 0,01).
Als er een specificatie in de bijlage meegestuurd wordt, is deze urenregel op de fictieve medewerker altijd zichtbaar in de bijlage.
Indien na het verdelen in de onderliggende regel alsnog een handmatige aanpassing wordt gemaakt met behulp van het potloodje op de urenregel, wordt de betrokken factuurregel alsnog aangepast. Dit is de normale werking van het aanpassen van onderliggende regels.
Deze extra urenregel is fictief en niet te bewerken via Mijn Uren. Je kunt dit uur dus ook niet Uren splitsen en Uren bewerken. Met het potloodje is wel het aantal factuururen, factuurtarief, factuurtoelichting en de interne toelichting aan te passen.
Van belang is ook de betrokken groepering die voor de urenregels in deze conceptfactuur van toepassing is.
De groepering bepaalt welke eigenschappen van de extra urenregel gevuld worden. Als bijvoorbeeld de groepering op niveau 1 het project is, en op niveau 2 de activiteit: dan zal op de extra regel als volgt worden vormgegeven:
Datum van vandaag -> Project (van de groepering zeg bijvoorbeeld 2025) > Activiteit (zeg Samenstellen jaarrekening).
Zie dit voorbeeld waarbij de factuuregel aangepast is van € 600,00 naar € 590,00 met behulp van een extra urenregel voor fictieve medewerker: 