Contactpersonen in RADAR staan gekoppeld aan een bedrijf of een particuliere relatie (familie).
Indien voor een contactpersoon zowel een zakelijke als ook een privé-aangifte wordt gedaan en de relaties staan ingericht conform de ‘Richtlijnen Relaties en Contactpersonen in RADAR CRM’, dan zullen sommige contactpersonen dubbel voorkomen in CRM. Maar ook als een contactpersoon is gekoppeld aan meerdere bedrijven, zullen voor deze persoon meerdere records verschijnen in CRM.
Om te zorgen dat voor deze contactpersoon toch maar één keer een privé-adres en één workflow hoeft te worden geregistreerd, worden deze records ‘gegroepeerd’; ondanks dat er meerdere records naar voren komen, wordt verwezen naar één persoon.
In onderstaande handleiding wordt uitgelegd hoe personen kunnen worden gegroepeerd en hoe hoofdpersonen en subpersonen kunnen worden aangepast.
Toevoegen bestaand persoon
Als in RADAR een nieuwe relatie wordt aangemaakt, dan kunnen onder Personen de contactpersonen worden toegevoegd. Door hier te kiezen voor een Bestaand persoon, kunnen we al direct een personengroep creëren, zoals te zien is in onderstaand voorbeeld.
Onderstaande contactpersoon, Rita Rovers, staat bij ons in RADAR gekoppeld aan Relatie Keukenbedrijf de Boer, relatienummer 1010. Rita staat aan deze relatie gekoppeld met nummer 1010-01.
Rita heeft onlangs nog een bedrijf opgekocht, namelijk Radeto, waarvoor zij de aangifte ook aan ons heeft uitbesteed. We hebben Radeto Vastgoed ingevoerd met relatienummer 1030. Onze directe contactpersoon bij Radeto is Theo Janssen, die als nieuwe persoon is toegevoegd met nummer 1030-01. We gaan Rita Rovers nu ook koppelen aan Radeto als volgt:
- Klik in de nieuwe relatie op Personen.
- Klik op de knop Toevoegen en in het submenu op Bestaande persoon.
- Klik op de knop Zoeken.
- Typ (een deel van) de naam van Rita Rovers.
- Klik op Rovers, R. (Rita) en daarna op OK.
- Klik op de knop Toevoegen.
- De Rita die is gekoppeld aan Radeto hebben we nummer 1030-02 gegeven.
- Als we nu zoeken in RADAR op ‘Rovers’, zien we Rita meerdere malen naar voren komen met verschillende nummers.
- Wanneer we één van deze Rita’s openen, kunnen we via het hamburger menu doorklikken naar de groep waarvan Rita deel is:
- Je krijgt dan een overzicht van de personen die gegroepeerd zijn.
Omdat de persoon binnen Keukenbedrijf de Boer als eerste bestond en daarna is toegevoegd bij Radeto, is dit de hoofdpersoon.
Als we nu kijken bij Rita Rovers onder relatienummer 1010-01, onder Planning en Voortgang en we vergelijken dit met de Planning en Voortgang van Rita Rovers onder nummer 1030-02, dan kunnen we constateren dat hierin dezelfde taken staan; voor de persoon Rita Rovers bestaat dus maar één Workflow, wat het verschijnen van dubbele taken in de planning voorkomt.
Ook het privéadres van Rita is bij beide relaties hetzelfde en zal dus, in geval van mutatie, maar op één plek hoeven te worden gewijzigd.
Contactpersoon bij Bedrijf of Familie
We hebben gezien dat een contactpersoon kan zijn gekoppeld aan meerdere relaties. Het betrof hier een contactpersoon die is verbonden aan meerdere bedrijven.
Nu kan het zijn dat de persoon in kwestie ook zijn privéaangifte wil uitbesteden. In zo’n geval is het advies om voor zo’n contactpersoon een nieuwe particuliere relatie (‘familie’) aan te maken. Zie ook de handleiding ‘Richtlijnen Relaties en Contactpersonen in RADAR CRM’:
- Selecteer in het menu links Families
- Klik op de knop Toevoegen:
- Na het aanmaken van de nieuwe familie: Open de familie.
- Kies rechtsboven Personen.
- Klik boven de (lege) lijst met personen op de knop Toevoegen en daarna in het submenu Bestaande persoon
Hoofdpersoon - Subpersoon
Zoals we reeds zagen in het venster ‘Personen groep’, bestaat een groep uit een ‘hoofdpersoon’ en een ‘subpersoon’ (of meerdere ‘subpersonen’). Zolang alle relaties actief zijn in CRM, maakt het niet uit welk record staat ingesteld als hoofdpersoon. De hoofdpersoon dient echter wel altijd te zijn gekoppeld aan een actieve relatie. Indien een relatie waaraan een gegroepeerde hoofdpersoon is gekoppeld wordt gearchiveerd, zal voor deze persoon (voor wie dan nog uitsluitend actieve subpersonen bestaan) geen workflow meer worden aangemaakt.
Indien sprake is van een particuliere relatie, is het dus aan te raden om hieraan de hoofdpersoon van de groep te koppelen.
Het kan dus soms noodzakelijk zijn om een ander record in de Personengroep in te stellen als hoofdpersoon.
Doe dit als volgt:
- Open de RADAR CRM desktop app
- Klik op ‘Beheer’.
- Klik op ‘Personen Groeperen’.
- Klik op de betreffende contactpersoon:
- Selecteer de huidige hoofdpersoon.
- Klik op de rode knop ‘persoon verwijderen uit groep’.
- Klik in de volgende melding op ‘Ja’.
Met het verdwijnen van het record van de Hoofdpersoon is het record gekoppeld aan ‘Fam. De Boer’ nu Hoofdpersoon geworden. We willen echter het record dat is gekoppeld aan ‘Keukenbedrijf de Boer’ ook nog steeds in deze groep zetten.
- Klik op de groene knop met Persoon toevoegen aan groep.
- Selecteer de juiste Contactpersoon.
- Klik op de knop Selecteren.
- Klik bij het verschijnen van de volgende vraag op Ja.
In de personengroep van Kees de Boer is het record dat is gekoppeld aan Familie De Boer nu hoofdpersoon. Op dit persoonsrecord wordt nu zowel de workflow voor Kees geregistreerd als ook zijn privéadres.
