2. AANDACHTSPUNTEN VOOR HET KOPIËREN VAN BUDGETTEN
3. AANPASSEN VAN DE TARIEVEN VAN DE ACTIVITEITEN
4. BUDGETTEN VAN PROJECTEN KOPIËREN
5. BUDGETTEN VAN DEELPROJECTEN KOPIËREN
6. BUDGETTEN OP AKKOORD ZETTEN
1. NIEUWE PROJECTEN AANMAKEN
- Open RADAR UREN.
- Klik op ‘Beheer’.
- Klik op ‘Standaard projecten’.
In het overzicht staan de standaard projecten zoals deze in voorgaande jaren zijn ingesteld. Om te zien welke deelprojecten onder een project hangen, kun je dubbelklikken op een project. Je kunt dan zien welke projecten je voor het komende jaar wilt aanmaken.
- Klik op de button ‘Toevoegen’ om een nieuw project toe te voegen.
!!!!! Het is belangrijk dat bij het hoofdproject en de deelprojecten een ingangsdatum wordt ingevuld; wanneer onder de projecten gebruik wordt gemaakt van termijnfacturen, zal het genereren hiervan worden gebaseerd op de begindata van de projecten.
Als je twijfelt over wat je moet invullen, kun je in de voorgaande (deel-)projecten nakijken wat de in de organisatie gehanteerde ingangsdata zijn; uiteraard moet het jaartal worden aangepast naar het nieuwe jaar.
Indien je ook deelprojecten wil aanmaken binnen het hoofdproject, klik je op de button ‘Toevoegen’:
- Klik op de button ‘Projecten Genereren’ om de nieuwe projecten voor alle klanten aan te maken.
2. AANDACHTSPUNTEN VOOR HET KOPIËREN VAN BUDGETTEN
Je budgetteert per boekjaar
Je hebt in 2021 bijvoorbeeld gebruik gemaakt van budgetten bij de deelprojecten ‘jaarrekening’ en ‘administratie’ onder het hoofdproject Boekjaar 2021. Dit doe je als je de jaarrekening 2021 factureert in 2021 (ondanks dat je de werkzaamheden gaat uitvoeren in 2022). In dit geval maak je, voor het kopiëren van de budgetten, gebruik van de optie ‘Budgetten van projecten kopiëren’ (zie hoofdstuk 4).
Je budgetteert per lopend jaar
Je hebt dit jaar bijvoorbeeld gebruik gemaakt van budgetten bij de deelprojecten ‘jaarrekening’ onder hoofdproject 'Boekjaar 2021' en ‘administratie’ onder hoofdproject 'Boekjaar 2022'. In dit geval maak je, voor het kopiëren van de budgetten, gebruik van de optie ‘Budgetten van deelprojecten kopiëren’ (zie hoofdstuk 5).
Je hebt je budgetten gebaseerd op een totaalbedrag
Indien de budgetten niet zijn gebaseerd op uren x tarief, kun je bij het kopiëren van de budgetten gebruik maken van een procentuele verhoging (indexatie) van de budgetbedragen.
Je hebt je budgetten gebaseerd op uren x tarief
In dit geval moet je voorafgaand aan het kopiëren van de budgetten de tarieven van de activiteiten in te stellen vanaf een bepaalde datum (meestal 1 januari). Tijdens het kopiëren van de budgetten zullen de tarieven in de budgetten dan automatisch worden aangepast. Zie hoofdstuk 3 voor een instructie voor het aanpassen van de tarieven van de activiteiten.
3. AANPASSEN VAN DE TARIEVEN VAN DE ACTIVITEITEN
- Open RADAR UREN.
- Klik op ‘Beheer’.
- Klik op ‘Activiteiten’.
- Klik op de gele button voor de activiteitenperiodes.
- Klik op de button ‘Periode Toevoegen’ om een nieuwe prijsperiode toe te voegen.
- Dubbelklik op de nieuwe prijsperiode om deze te openen en activiteiten toe te voeren.
4. BUDGETTEN VAN PROJECTEN KOPIËREN
- Open RADAR UREN.
- Klik op ‘Beheer’.
- Klik op ‘Budgetten van projecten kopiëren’.
- Vul bij ‘Budgetten van projecten met projectnummer’ het oude boekjaar in (bijvoorbeeld ‘2021’).
- Vul bij ‘kopiëren naar projecten met projectnummer’ het nieuwe boekjaar in (bijvoorbeeld ‘2022’).
>> De optie ‘budgetten verhogen met’ vult u dus alleen in als u de budgetten heeft gebaseerd op een totaalbedrag en niet op uren x tarief.
- Klik op de button ‘Budgetten kopiëren’.
5. BUDGETTEN VAN DEELPROJECTEN KOPIËREN
Indien je budgetteert op het lopende jaar, dan heb je binnen het boekjaar 2021 een budget staan voor deelprojecten als ‘Administratie’, maar nog niet voor ‘Jaarrekening’. De jaarrekening factureer je pas in 2022. In dit geval kan niet het hele boekjaar met deelprojecten worden gekopieerd naar 2022.
Hiervoor bestaat de mogelijkheid om te kopiëren per deelproject.
- Open RADAR UREN.
- Klik op ‘Beheer’.
- Klik op ‘Budgetten van deelprojecten kopiëren'.
- Kies bij ‘Budgetten van deelprojecten met projectnummer’ het projectnummer van het deelproject waarvan je het budget wil kopiëren. Let op: Met ‘projectnummer’ wordt de code bedoeld die aan het deelproject is meegegeven, bijvoorbeeld ‘ADM’.
- Kies bij ‘van hoofdprojecten met projectnummer’ het oude jaar, bijvoorbeeld ‘2021’.
- Kies bij ‘kopiëren naar projecten met projectnummer’ het nieuwe jaar, bijvoorbeeld ‘2022’.
>> Ook hier geldt dat je de optie om de budgetten te verhogen met een percentage alleen kunt toepassen als de budgetten zijn gebaseerd op een totaalbedrag en niet op uren x tarief.
- Klik op de button 'Budgetten kopiëren'.
>
TIP: Let op de ingangsdatum van de deelprojecten in verband met de factuurtermijnen; jaarrekening 2021 met ingangsdatum 1-1-2022 wordt gefactureerd vanaf 1-1-2022.
6. BUDGETTEN OP AKKOORD ZETTEN
Als alle budgetten zijn gekopieerd, moeten ze nog wel op akkoord te worden gezet in het (deel-)project zelf.
Dit kan in RADAR ook in één keer door bij de BUDGETBEWAKING aan de rechterkant bij STATUS? de openstaande budgetten te laten zien. De knop OP AKKOORD ZETTEN wordt nu zichtbaar. Je kunt nu alle geselecteerde budgetten in 1 keer op akkoord zetten.
7. FACTUURNUMMER AANPASSEN
!! Let op: Pas het factuurnummer pas aan als alle facturen van het oude boekjaar zijn verwerkt en vóórdat je gaat factureren in het nieuwe boekjaar.
- Open RADAR FACTURATIE.
- Klik op ‘Beheer’.
- Klik op ‘Factuurnummer’.
Indien in de factuurnummerbouwstenen het jaartal in cijfers is opgenomen, dan kun je dit hier wijzigen in het nieuwe boekjaar. Als in de factuurnummerbouwstenen gebruik wordt gemaakt van de code #jaar#, dan zal RADAR zelf in het nieuwe jaar het nieuwe jaartal opnemen in het factuurnummer.
Om in het nieuwe jaar het factuurnummer weer te laten beginnen bij ‘000’, kun je dit aanpassen in het veld achter ‘Nieuw uniek nummer’.